6 ações para reduzir custos com recursos humanos numa empresa

Perante a crescente preocupação com a iminência de uma recessão global, os líderes empresariais de quase todos os sectores estão a considerar várias medidas de redução de custos. Os custos laborais são frequentemente um dos principais alvos destas estratégias de redução de custos.

No entanto, a redução do número de profissionais pode ser um pouco complicada. Por um lado, os custos com trabalhadores representam normalmente uma grande parte do orçamento global da empresa. Conseguir reduzir os custos nesta área pode ter um impacto significativo.

Por outro lado, é necessário manter salários e benefícios competitivos para adquirir e reter os talentos de que necessita para fazer crescer a sua empresa.  

É importante ter uma visão alargada e considerar uma série de formas de reduzir os custos laborais. Isto deve incluir o exame do impacto financeiro das tendências nos recursos humanos existentes - tais como as taxas de absentismo e de rotação do pessoal. 

Neste artigo, analisamos seis formas de os líderes empresariais contribuírem para a redução de custos. Destacamos também soluções específicas que podem trazer benefícios relevantes para a sua empresa.

1. Menor absentismo e rotatividade

Se estiver focado nos custos imediatos, como anúncios de vagas e integração de novos profissionais, pode ignorar o impacto financeiro nos recursos já existentes. O facto de os trabalhadores se despedirem ou faltarem muito é um bom exemplo.

Tal como na maioria das organizações, contar com os profissionais certos, com as competências adequadas no momento certo, é essencial para garantir produtividade. 
Só assim é possível entregar bens e serviços atempadamente. Consequentemente, taxas elevadas de rotação do pessoal e de absentismo podem causar problemas significativos e dispendiosos na sua organização.

A saída ou ausência de colaboradores implica custos óbvios, como pagar horas extraordinárias ou contratar para preencher lacunas na equipa. Há também custos indiretos, como a perda de produtividade quando um colaborador experiente sai ou a empresa opera com menos pessoas do que o necessário.

Estas consequências afetam várias áreas da empresa. Equipas de diferentes departamentos acabam por redistribuir recursos para manter a atividade principal a funcionar.

Como diminuir o absentismo e a rotatividade?

• Para manter a rotatividade baixa, invista num plano de retenção focado na marca de empregador, no desenvolvimento profissional e no equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
• Criar políticas de assiduidade que indiquem exatamente o que espera dos seus profissionais. Aplique-as de forma consistente a todos os trabalhadores.
• Manter um registo das taxas de absentismo. Recompense os trabalhadores com bons registos de assiduidade e interaja com os que se ausentam frequentemente para descobrir a causa principal e procurar uma solução.
• Melhorar os seus processos de recrutamento e seleção para garantir que está a contratar as pessoas certas no momento certo e a minimizar a rotatividade do pessoal. Um especialista em serviços de RH pode ajudá-lo a fazer isso.

2. Recorrer a trabalhadores temporários

Um desafio comum é a contratação temporária para responder a picos de procura ou à ausência temporária de colaboradores. Adaptar os recursos humanos conforme necessário ajuda a cumprir objetivos de produção e pode reduzir os custos globais.

Para além dos custos diretos — como preencher funções temporárias ou manter profissionais contingentes — há que considerar o tempo e o impacto na produtividade. 
Integrar novas pessoas exige esforço e pode afetar o ritmo de trabalho. Por exemplo, quando os profissionais têm de dedicar algum tempo à formação de trabalhadores temporários, a sua própria produção pode ser afetada.

O departamento de RH também deve considerar os custos associados ao recrutamento e seleção regulares. Este processo consome tempo que poderia ser usado para desenvolver os recursos humanos já existentes.

A equipa de aquisições deve considerar o custo dos materiais de formação e outros recursos necessários. Esses ativos são fundamentais para preparar as novas contratações para desempenharem bem as suas funções.

Se recorre com frequência a profissionais temporários para colmatar lacunas ou responder a picos de produção, considere trabalhar com um parceiro de RH especializado. Pode trazer ganhos significativos em eficiência e flexibilidade.

Como gerir o trabalho temporário?

• Uma empresa de serviços de RH pode assumir a parte administrativa do recrutamento de pessoal flexível. Trata da integração, planeamento de turnos e fornecimento de vestuário, entre outras tarefas essenciais. De facto, a empresa de soluções de RH certa pode tratar de todo o processo de gestão de profissionais temporários.
• Um parceiro dedicado pode também atuar como o seu front office para quaisquer questões ou problemas relacionados com o trabalho temporário que surjam no local. Isto permite que a sua equipa esteja disponível para lidar com questões relacionadas com os recursos humanos existentes.
• A folha de ponto e a faturação eletrónicas podem tornar estes processos essenciais mais fiáveis e eficientes. Uma plataforma de agendamento automatizada pode ajudá-lo a preencher todos os turnos com profissionais qualificados e reduzir os desafios causados pelo absentismo.
• Combata as perdas de produtividade com iniciativas como a gestão proactiva de competências. Pode incluir programas de formação aliados a um planeamento eficaz de recursos humanos.

3. Otimizar salários e benefícios

Escusado será dizer que os salários e benefícios constituem uma proporção substancial dos gastos globais com a gestão dos recursos humanos. Dado o investimento financeiro envolvido — especialmente em grandes organizações — é importante refletir sobre os pagamentos. Avalie se estão realmente otimizados.

Se os salários forem demasiado elevados, pode acontecer que o montante que está a gastar em trabalhadores seja simplesmente insustentável.

Por outro lado, se forem demasiado baixos, poderá ter dificuldade em atrair e reter candidatos de elevada qualidade. É vital encontrar um equilíbrio que lhe permita assegurar o talento de que necessita sem prejudicar os seus resultados.

O que fazer para otimizar os salários e benefícios?

• Faça uma análise exaustiva das funções e avalie as competências e a experiência necessárias. Isso garante que os salários definidos para os anúncios estão ajustados à realidade.
• Recolha dados atualizados sobre talento e salários para alinhar a sua oferta com as expectativas dos candidatos e com a concorrência do sector.
• Reduza despesas de deslocação ao trabalhar com um parceiro de RH que ajude a reorganizar a sua reserva de talentos e a dar prioridade ao recrutamento local.
• Estude a legislação dos territórios onde opera. Na UE, por exemplo, há regras mais rigorosas e os acordos laborais incluem frequentemente tabelas salariais. 

4. Reduzir o planeamento excessivo

O planeamento excessivo — pagar por mais capacidade do que a necessária — é uma fonte comum de ineficiência. Isto acontece, por exemplo, em períodos de baixa procura, causados por fatores sazonais, exigências dos clientes ou contextos económicos mais amplos.

Manter o planeamento excessivo no mínimo ajuda a gerir os custos, pagando apenas a mão de obra necessária.

Isto pode ser particularmente importante se a sua empresa depende substancialmente da contratação de profissionais contingentes. Também apoia a produtividade, garantindo que os recursos de que dispõe estão a ser utilizados da forma mais eficiente possível.

Como planear de forma eficiente?

• Analise a utilização da capacidade dos recursos humanos para perceber quão eficazmente estão a ser usados. Avalie com que frequência há planeamento excessivo e identifique as causas.
• Analisar as opções de reafectação. Os profissionais podem ser úteis de outras formas em alturas em que não são necessários para apoiar a produção? A formação cruzada de trabalhadores pode ajudar a reduzir o número de profissionais necessários para preencher cada turno?
• Trabalhar com uma empresa de serviços de RH para estudar as tendências do sector e fazer previsões informadas sobre as flutuações da atividade e da procura.
• Criar uma estratégia para prever as futuras competências e necessidades de mão de obra da sua organização.

5. Limitar novas contratações

O recrutamento de novos profissionais é muitas vezes essencial. Se estiver a crescer rapidamente ou a entrar num novo mercado, é natural que precise de mais mão de obra. Também pode necessitar de competências especializadas para apoiar essa expansão.

É importante considerar o custo e o esforço associados à contratação de novos profissionais. Desde o recrutamento à integração, formação e treino no local, o processo exige recursos significativos. Se puder tomar medidas para reduzir o número de novas contratações, os benefícios podem ser significativos. 

Como gerir os recursos humanos para evitar novas contratações?

• Pensar em como a requalificação (reskilling) ou a melhoria das competências (upskilling) do pessoal atual pode proporcionar o talento de que necessita sem ter de contratar.
• Interagir com os seus atuais profissionais mais valiosos para garantir que estão felizes e empenhados na empresa. Oferecer um aumento salarial ou benefícios adicionais pode ser uma forma eficaz de reter talentos de alto nível. Quando permitido pelos acordos laborais, esta opção pode ser financeiramente mais vantajosa do que contratar alguém novo.
• Estabelecer um conjunto de profissionais comprovados e controlados que possam entrar e funcionar a um nível elevado em alturas de pico de procura. Isto significa que, quando precisar de contratar pessoal, pode escolher pessoas que não necessitarão de muito apoio e formação.
• Criar um programa abrangente de desenvolvimento de trabalhadores para que possa ajudar os seus melhores profissionais a progredir dentro da empresa. Este passo reduz as lacunas de competências na sua organização e pode aumentar as taxas de retenção.

6. Trabalhar com uma empresa de RH

Pode não ter noção do tempo, dinheiro e recursos investidos na contratação de novos trabalhadores. O mesmo se aplica à gestão do pessoal atual e futuro.

Os custos diretos, como salários e benefícios, horas extraordinárias e ofertas de emprego, podem ser fáceis de controlar. Os custos indiretos, como a rotatividade e a perda de produtividade, podem não ser tão claros, mas podem ter um impacto significativo no orçamento da empresa.

Formar uma parceria com uma empresa de soluções de RH é uma das formas mais rápidas e eficazes de controlar os custos com os seus trabalhadores.

O pagamento de honorários para trabalhar com uma empresa de talentos pode parecer contra-intuitivo para os seus esforços de redução de custos. No entanto, a experiência e os serviços especializados de uma empresa de RH podem ajudar a reduzir os custos com os seus recursos humanos de forma eficaz.

Um dos principais benefícios de trabalhar com um parceiro de soluções de RH é a melhoria na qualidade das contratações. Isso pode aumentar a retenção e impulsionar a produtividade.

Os prestadores de serviços de RH especializam-se em recrutar as pessoas certas para funções específicas. Usam uma abordagem rigorosa à seleção, análise e verificação de referências. 

Na Randstad, isso é feito através do equilíbrio ideal entre tecnologia e contacto humano. A tecnologia de RH inovadora, integrada num processo envolvente, permite contratar para uma combinação perfeita entre função, chefia e empresa. 

Porquê trabalhar com uma empresa de recrutamento e seleção?

• O parceiro de RH certo ajuda a encontrar os melhores candidatos de forma rápida e simples, com acesso a um grupo de talentos previamente selecionados.
• Um parceiro como a Randstad pode criar um plano personalizado e uma estratégia de redução de custos adaptada às necessidades da sua empresa. Assim, garante que só paga pelos serviços de que realmente necessita.
• A experiência de um parceiro de RH também permite otimizar a contratação flexível e alinhar o fornecimento de talentos com os ciclos de produção. 
  Por exemplo, os serviços Inhouse da Randstad gerem todo o processo de recursos humanos contingentes — do início ao fim. 

Os serviços Inhouse da Randstad são especializados em trabalhar lado a lado com os clientes.

Analisam os processos de RH e identificam oportunidades concretas de redução de custos. Podemos trabalhar diretamente com as suas equipas de liderança para desenvolver estratégias eficazes de redução de custos.