O absentismo constitui um desafio familiar e inevitável para todas as empresas. Os colaboradores terão sempre de faltar ao trabalho, principalmente devido a doenças de pouca gravidade, lesões e consultas médicas, mas também devido a fatores como o stress, compromissos familiares e insatisfação no trabalho.
Uma vez que as consequências do absentismo podem, direta e indiretamente, afetar a atividade da sua empresa, precisa de uma política em matéria de assiduidade efetiva bem planeada, para evitar a perda de lucros e clientes.
Felizmente, pode utilizar etapas e estratégias para fazer a gestão do absentismo, começando por identificar por que motivo as pessoas faltam ao trabalho de forma não programada. Depois de determinar as áreas problemáticas na sua empresa, é hora de agir.
Leia mais para ficar a saber como é possível evitar de forma proativa as falhas no pessoal da sua empresa, em vez de simplesmente reagir à falta de pessoal quando que esta situação ocorre.
custos do absentismo
As dificuldades que as empresas provavelmente enfrentarão quando o absentismo aumenta significativamente tornou-se evidente durante a pandemia, uma vez que os confinamentos e as ausências por motivo de doença causaram um impacto considerável nos setores da produção, da entrega e dos serviços.
Enquanto algumas das repercussões do absentismo prolongado afetam as empresas universalmente, outras são específicas de certos setores ou exclusivas de uma atividade empresarial. Ninguém conhece melhor o seu negócio do que você, e como tal, deve determinar de que forma o absentismo lhe será mais prejudicial.
Uma pesquisa recente conduzida pela Gallup concluiu que um trabalhador ausente custa à empresa, em média, 340 USD por dia em custos diretos e indiretos.
custos diretos do absentismo
Quando os colaboradores faltam ao trabalho, alguém tem de os substituir. Isto significa que pode ter de pagar horas extraordinárias a outro trabalhador da empresa ou recorrer a uma agência de pessoal temporário. De qualquer forma, tem de pagar salários extra — além de pagar ao profissional ausente, consoante a sua política em matéria de assiduidade.
Além disso, tem de pagar a um supervisor responsável pela gestão da falta de pessoal e ao departamento de RH, responsável pela documentação do processo.
custos indiretos do absentismo
No entanto, os custos diretos acima são apenas uma parte do que a sua empresa perdeu devido a uma ausência não programada. O colaborador substituto precisará de tempo para se adaptar, analisar o que precisa de ser feito e determinar em que ponto o colaborador ausente deixou as tarefas. Se recorrer à aplicação de horas extraordinárias ou à substituição do trabalhador ausente por colaboradores de outro departamento, existe a possibilidade de mais erros, tempo de produção mais lento do que o normal e problemas de segurança.
Finalmente, os outros colaboradores, que têm de compensar a ausência do colega, podem sentir-se frustrados e sobrecarregados, o que resulta numa redução da motivação do pessoal.
A combinação de despesas superiores às habituais e de uma menor produtividade conduz inevitavelmente a uma perda de rendimentos.
custos do absentismo para o colaborador
Quando os colaboradores faltam constantemente ao trabalho, também são afetados negativamente.
Em primeiro lugar, depois de esgotarem todas as licenças remuneradas a que têm direito, receberão salários reduzidos. Em segundo lugar, e ainda mais importante, o absentismo contínuo é, muitas vezes, um sintoma de um problema maior. Por exemplo, o colaborador em questão pode ter uma doença crónica, uma situação familiar preocupante ou problemas no emprego.
Por exemplo, um estudo da Harvard Business School relatou que quase dois terços de todos os colaboradores cuidam de uma criança, de um progenitor ou de outro membro da família ou amigo.
Ao passo que, enquanto empregador, pode oferecer apoio para situações pessoais, as questões relacionadas com o trabalho são 100 % da sua responsabilidade.
Ao ficar a conhecer algumas razões comuns para o aumento do absentismo, pode instituir um plano de melhoria da assiduidade dos colaboradores que ofereça soluções e apoio às pessoas da sua empresa.
planeamento proativo dos recursos humanos na sua organização
Os empregadores com mais sucesso na gestão do absentismo e na mitigação do seu impacto usam o planeamento proativo, em vez de simplesmente reagirem à escassez de pessoal e de se esforçarem por preencher as lacunas causadas pelos colaboradores ausentes.
analise os colaboradores da sua empresa
Comece por recolher dados para ficar com uma ideia clara da sua situação atual em relação ao cumprimento da sua política em matéria de assiduidade.
Identifique tendências analisando a sua taxa média de absentismo em períodos específicos. Primeiro, considere um cálculo que abranja toda a empresa, para uma análise abrangente. Depois, concentre-se nos departamentos e, finalmente, nos colaboradores. Estes números irão ajudá-lo a determinar se tem um problema dentro de uma secção, ou apenas durante certas épocas do ano, ou se precisa de uma reformulação completa da sua política em matéria de absentismo.
Realize uma auditoria à capacidade da equipa para descobrir onde é mais provável que surjam os problemas mais significativos quando se verificarem ausências de colaboradores. Também poderá ver em que áreas há mais dificuldades e precisa de recrutar mais talentos, ou em que áreas pode reorganizar os horários ou turnos para garantir uma melhor cobertura.
Este pode também ser o momento de considerar opções de trabalho mais flexíveis. Por exemplo, a semana de trabalho de quatro dias está a ganhar terreno junto de muitas empresas, assim como o uso de aplicações de software para gestão do trabalho por turnos e um modelo de trabalho híbrido.
Atividades como auditorias às competências dos profissionais permitir-lhe-ão descobrir qual o posicionamento dos seus colaboradores em relação aos conhecimentos e competências necessários para executar tarefas. Pode então concentrar-se em qualquer lacuna em matéria de competências que possa existir ou surgir quando adotar novas tecnologias e ver quais as áreas que requerem o recrutamento ou a transferência de colaboradores.
Além disso, identificar as competências necessárias para concluir tarefas fundamentais e ter uma visão clara das competências dos colaboradores da sua empresa irá ajudá-lo a conceber planos de formação e desenvolvimento adequados. Por fim, a atualização de competências dos colaboradores nestas áreas vitais ajudá-lo-á a garantir que consegue manter a sua empresa a funcionar, mesmo quando não dispõe de pessoal suficiente.
Quando lhes é proporcionada a escolha, as empresas descobrem que a atualização de competências e a requalificação dos seus colaboradores são extremamente vantajosas, em termos dos custos e da motivação dos profissionais. Por exemplo, uma pesquisa global da McKinsey sobre empresas que recentemente tiveram sucesso na transformação digital descobriu que eram 35 % mais proficientes na requalificação dos seus colaboradores do que as empresas que tiveram dificuldades durante a sua adaptação.
estudar as atividades da empresa
É fundamental uma preparação para tempos de redução da capacidade do pessoal, mediante a identificação das tarefas essenciais ao funcionamento da empresa. Isso ajudará a determinar quais as atividades que precisam de ser priorizadas e quais podem ser adiadas durante a ausência de elementos-chave da equipa.
As práticas de planeamento e programação dos recursos humanos podem ajudá-lo a garantir que é feita uma melhor utilização dos talentos disponíveis e que os colaboradores são colocados onde são mais eficazes, independentemente da sua posição atual, no que diz respeito ao absentismo.
dar resposta às preocupações dos colaboradores
Logo que tenha analisado as suas estatísticas em matéria de ausências dos colaboradores e determinado os ativos de talento de que precisa para ser bem-sucedido, chegou o momento de se concentrar na gestão do absentismo.
Primeiro, considere as razões físicas mais comuns para faltar ao trabalho e procure soluções de longo prazo para toda a empresa.
- problemas de saúde crónicos: Apoiar os bons hábitos dos seus profissionais, incluindo incentivos de atividade, lanches saudáveis, instalações de exercício no local ou outros benefícios em matéria de bem-estar
- faltas sazonais: Investir em melhor ventilação, higienizadores de mãos e latas de lixo sem necessidade de toque e incentivar a vacinação
- desafios em matéria de saúde mental: Mantenha um diálogo aberto para que os colaboradores se sintam à vontade para discutir qualquer problema e para garantir que têm conhecimento dos programas de apoio disponíveis
Em relação às razões para o absentismo relacionadas com o trabalho, pode achar mais difícil chegar à raiz do problema. Precisará de estabelecer uma relação de proximidade com os seus colaboradores para identificar esses problemas. Os inquéritos de opinião são essenciais para descobrir como as pessoas se sentem quanto aos seus empregos, mas não deixe de procurar soluções dinâmicas.
- Intimidação ou ambiente de trabalho tóxico: O assédio não pode ocorrer no ambiente de trabalho e deve ser imediatamente desencorajado. Considerar formação em matéria de competências sociais dirigida a gerentes para garantir que estes prestam apoio emocional e social à sua equipa
- falta de empenho: Dê aos seus colaboradores um sentido de propósito, permitindo que vejam como se encaixam nos objetivos da sua organização.A Society for Human Resource Management recomenda a oferta de reconhecimento individual e da equipa para ajudar a desenvolver a inclusão e um melhor desempenho
- valores da empresa: O estudo Workmonitor 2023 da Randstad revelou que os profissionais querem mais do que um emprego estável. Estão à procura de realização e de uma oportunidade para marcarem a diferença no mundo. Além disso, 42 % estão dispostos a defender os seus valores, recusando-se a trabalhar para uma empresa que não se enquadra no seu sistema de crenças sociais e ambientais. Se a sua organização tem metas de sustentabilidade ou contribui para causas específicas, assegure-se de que os colaborador percebem como podem participar nessas iniciativas.
- formação: O estudo do Workmonitor também constatou a existência, entre os colaboradores de todas as idades, de um forte desejo de aprender e melhorar, com mais de 50 % a querer programas que os ajudassem no desempenho das suas funções atuais. Outras áreas de interesse foram as competências sociais, a formação em liderança e as competências técnicas.
- flexibilidade: Embora a pandemia não tenha iniciado o movimento do trabalho híbrido, não há dúvidas de que o incentivou. Procure oportunidades para oferecer aos seus colaboradores mais controlo sobre os seus horários, quer se trate de trabalho remoto, semana de trabalho reduzida ou ajustes de turno.
Para garantir o sucesso do seu plano de melhoria da assiduidade dos trabalhadores, a obtenção de aconselhamento profissional de especialistas da área dos RH é muito útil.
Como parte dos nossos Serviços Internos Randstad, oferecemos um programa de cuidados que visa apoiar os seus esforços para avaliar o sentimento entre os colaboradores da sua empresa e identificar quais os aspetos do seu trabalho que as pessoas apreciam ou consideram difíceis. Também podemos ajudar os seus esforços gerais no sentido de otimizar o recrutamento e os RH, o que pode ser crucial quando não tem pessoal suficiente e precisa de contratar rapidamente profissionais de confiança.
