melhores práticas para uma força de trabalho híbrida: o que fazer e o que não fazer.

O que é uma força de trabalho híbrida e será que funciona para a sua empresa? Este artigo fornece mais informações sobre modelos de trabalho híbridos, bem como sugestões para criar um local de trabalho híbrido produtivo.

Para obter mais dicas sobre como desenvolver um modelo de trabalho híbrido eficaz que melhore a produção, a satisfação no trabalho e as taxas de retenção, faça download do nosso mini guia para melhorar o envolvimento dos trabalhadores num ambiente de trabalho híbrido.

o que é o trabalho híbrido?

O trabalho híbrido incorpora aspectos dos modelos de trabalho presencial e à distância. Pode funcionar de duas formas diferentes. A opção mais comum é quando os empregadores permitem que os seus colaboradores trabalhem alguns dias a partir de casa e outros dias no escritório. O segundo modelo de trabalho híbrido é aquele em que alguns colaboradores podem trabalhar remotamente, enquanto outros devem manter um horário de trabalho presencial.

benefícios de uma força de trabalho híbrida

Na era pós-pandemia, muitas empresas adotaram o modelo de força de trabalho híbrida, usufruindo de grandes benefícios, incluindo:

- aumento da produtividade: A nossa investigação mostra que 34% dos empregadores admitem que notaram um aumento da produtividade dos trabalhadores remotos.

- maior satisfação dos trabalhadores: Estudos adicionais mostram que 35% dos trabalhadores inquiridos consideram que um modelo de trabalho híbrido é o horário de trabalho ideal.

- maior pool de talentos: Exigir que os colaboradores trabalhem presencialmente apenas alguns dias por semana pode atrair talentos que procuram uma maior flexibilidade no trabalho, bem como aqueles que não querem uma deslocação diária.

- melhor preparação: Embora os efeitos da pandemia tenham diminuído, o futuro permanece incerto. A manutenção de um modelo de trabalho híbrido pode garantir que os seus trabalhadores estão preparados para quaisquer perturbações futuras no local de trabalho.

melhores práticas para um local de trabalho híbrido: o que fazer e o que não fazer

Se está a pensar em implementar um modelo híbrido, é importante ter um plano desde o início. Para o ajudar a começar, criámos uma lista do que fazer e do que não fazer relativamente às melhores práticas de trabalho híbrido.
 

a fazer:

compreender as necessidades dos seus trabalhadores

De um modo geral, os trabalhadores de todo o mundo deram o seu melhor e fizeram o que era necessário para ultrapassar a pandemia. Embora as coisas tenham regressado ao normal, muitos dos fatores de stress extra no trabalho e na vida pessoal dos seus trabalhadores permanecem. É certo que não é possível criar um modelo de trabalho que responda às necessidades de todos os trabalhadores, mas é possível ter uma ideia dos principais desafios que os trabalhadores enfrentam.

Com este conhecimento, pode criar um ambiente de trabalho híbrido que promova a produtividade e a moral dos trabalhadores, ajudando-os a manter um equilíbrio saudável entre a vida profissional e pessoal. É igualmente importante agendar reuniões frequentes com os trabalhadores para monitorizar o sucesso ou os pontos fracos do novo modelo de trabalho e fazer os ajustes necessários.

definir expectativas claras

A investigação mostra que os trabalhadores querem uma maior orientação no que diz respeito às opções de trabalho híbrido. Basicamente, querem saber o que se espera deles. De acordo com a nossa pesquisa Randstad Workmonitor, 27% dos trabalhadores querem políticas mais fortes em relação ao horário de trabalho, enquanto 24% procuram protocolos mais rigorosos que envolvam o trabalho remoto e presencial.

Ao criar novas políticas para o local de trabalho híbrido, seja sempre claro e conciso. Os trabalhadores devem compreender quais são as suas responsabilidades (horas de trabalho, obrigações de comunicação, etc.), quer estejam a trabalhar a partir de casa ou no escritório. Os trabalhadores também devem saber exatamente como o desempenho será avaliado e quem devem contactar para resolver vários problemas.

investir em ferramentas de comunicação

A comunicação interna é um dos maiores desafios do modelo de trabalho híbrido. No entanto, é imperativo garantir que tanto os trabalhadores presenciais como os remotos estão atualizados e em sintonia. Caso contrário, arrisca-se a reputação da sua empresa devido a falhas de comunicação.

Se os seus trabalhadores têm estado remotos desde a pandemia, é provável que já tenha lidado com vários problemas de comunicação. Felizmente, o avanço da tecnologia nos últimos anos implicou o desenvolvimento de um vasto número de ferramentas de comunicação. Reserve algum tempo para identificar os pontos fracos de comunicação da sua empresa. Depois, procure opções de comunicação alternativas que possam ajudar a sua empresa a ultrapassar esses obstáculos.

reestruturar o ambiente de trabalho

Um novo modelo de trabalho implica uma nova forma de trabalhar, o que, por sua vez, pode exigir um novo ambiente de trabalho. Pense na forma como os seus colaboradores irão trabalhar a partir de casa e no escritório. Os dias de trabalho presencial devem centrar-se na criação de equipas, colaboração, reuniões, sessões de brainstorming e formação. Ter espaço disponível para as equipas realizarem este tipo de reuniões será extremamente importante à medida que a sua empresa transita para um modelo de local de trabalho híbrido.

Isto não significa que a sua empresa tenha de investir em renovações dispendiosas ou mudar-se para um novo local. Significa apenas que precisa de reimaginar o local de trabalho. Por exemplo, se os seus colaboradores trabalham em dias alternativos, poderá criar um espaço de escritório partilhado e converter os outros escritórios em salas de reuniões.

não fazer

colocar todas as decisões nas mãos do trabalhador

Pode parecer o modelo ideal deixar que cada empregado determine os dias em que quer trabalhar a partir de casa e os dias em que quer ir ao local de trabalho. A menos que esses trabalhadores trabalhem independentemente dos seus colegas de trabalho, este tipo de acordo pode incorrer em vários desafios.

Em primeiro lugar, a maioria dos colaboradores vai optar por trabalhar em casa às segundas e/ou sextas-feiras. Por isso, se o seu objetivo é ter menos trabalhadores no local de trabalho num determinado dia, isto pode ser um grande desafio. Em segundo lugar, se os membros da equipa tiverem dias de folga alternativos, não será possível utilizar o local de trabalho para promover a inovação, a criatividade e a criação de equipas.

Para um melhor horário de trabalho híbrido, deixe que os chefes de equipa, juntamente com os seus trabalhadores, definam os parâmetros do trabalho à distância. Pode continuar a oferecer alguma flexibilidade em termos de horários, mas o modelo remoto funciona melhor se os horários forem definidos a nível da equipa, do departamento ou da empresa.

apressar-se a tomar decisões definitivas

É importante compreender, desde o início, que a criação de um modelo de trabalho híbrido leva tempo. É muito provável que as políticas que implementou hoje tenham de ser modificadas ao longo das próximas semanas e meses. De facto, poderá levar vários anos a desenvolver um local de trabalho híbrido que seja ideal para a sua empresa. Estas alterações não são problemáticas, uma vez que tal acontece aquando da implementação de qualquer novo processo empresarial.

O único erro que não deve cometer é prometer que estas novas modalidades de trabalho são permanentes. Em vez disso, informe os seus trabalhadores de que o desenvolvimento de um modelo híbrido é um trabalho em curso e que a empresa avaliará a sua eficácia periodicamente e iniciará alterações, se necessário.

criar uma força de trabalho "nós contra eles"

Outro problema que pode ocorrer rapidamente num modelo de trabalho híbrido é o desenvolvimento de uma mentalidade de "nós contra eles". Este obstáculo é particularmente difícil quando alguns trabalhadores estão a trabalhar presencialmente a tempo inteiro, enquanto outros trabalham remotamente ou mesmo num modelo híbrido. Muitos trabalhadores estão tão habituados a trabalhar presencialmente que pode ser difícil lembrarem-se de que os seus colegas fora do local de trabalho não estão lá para ouvir todas as conversas ou para terem conhecimento dos eventos que estão a acontecer no local de trabalho.

É vital ter salvaguardas para garantir que todos os trabalhadores se mantêm atualizados e têm acesso aos materiais de que necessitam, quando necessitam. Por exemplo, os chefes de equipa presenciais podem criar um memorando diário de fim de dia que forneça informações importantes do dia. Quando responsabilizados por esta passagem de informação, os trabalhadores presenciais farão um esforço maior para partilhar toda a informação pertinente.

permitir a sobrecarga digital

O esgotamento digital é real e pode afetar a produtividade. De acordo com os dados fornecidos pela Microsoft, a base de utilizadores ativos mensais do Teams aumentou de aproximadamente 20 milhões em 2019 para 320 milhões em 2023. 

Para que o trabalho remoto se torne uma realidade efetiva, os empregadores devem enfrentar o desafio de frente. Algumas tácticas que podem ajudar a aliviar o stress incluem:

- incentivar os líderes a enviarem aos trabalhadores uma ordem de trabalhos antes das reuniões para garantir que apenas as pessoas que precisam de estar presentes

- permitir que os trabalhadores disponham de períodos de tempo em que não podem ser incomodados, para que possam trabalhar sem distrações

- exortar os colaboradores a serem mais cuidadosos quanto a quem e porquê estão a enviar mensagens de correio eletrónico

concentrar-se só no trabalho e não se divertir

Provavelmente já ouviu a frase: "só trabalho e nada de diversão fazem de Jack um rapaz aborrecido". Esta frase tem muito de verdade. Estudos mostram que a falta de pausas ao longo do dia pode levar a bloqueios criativos e dificultar a inovação. Outros estudos revelam que os trabalhadores que fazem pausas tendem a ser mais produtivos do que aqueles que não o fazem.

Para além disso, 27% dos trabalhadores afirmaram que um dos principais desafios do trabalho remoto era o sentimento de isolamento. A sua empresa pode ajudar a aliviar este sentimento de isolamento e, ao mesmo tempo, estimular a criatividade, organizando pausas sociais ao longo do dia para os trabalhadores locais e remotos. Pense em fazer pausas, como pausas para café virtuais, jogos de perguntas e respostas ao almoço e até uma happy hour virtual depois do expediente.
 

principais conclusões

- Quase 2 em cada 5 trabalhadores insistem firmemente em trabalhar a partir de casa

- 41% dos trabalhadores inquiridos já estão autorizados a manter um horário de trabalho híbrido

- 24% dos trabalhadores pretendem que os empregadores desenvolvam políticas mais rigorosas em matéria de trabalho presencial e à distância

- Os empregadores devem assumir a liderança na criação de horários de trabalho híbridos

- Criar um ambiente de trabalho que promova a colaboração é uma obrigação

- Os empregadores podem ajudar a evitar o esgotamento digital, desenvolvendo práticas significativas no local de trabalho que limitem os pontos de contacto digitais

Esta é uma versão actualizada de um artigo originalmente publicado em 19 de janeiro de 2022.