o que aprendemos sobre o funcionamento de um local de trabalho híbrido.

Não há como negar que o impacto da pandemia no local de trabalho obrigou muitos de nós a repensar os nossos actuais modelos de trabalho. Mesmo com muitos trabalhadores já a trabalhar remotamente, a nossa sede da Randstad nos Países Baixos teve de fazer a transição para um modelo de trabalho totalmente remoto. 

Quando os nossos escritórios começaram a reabrir, tornou-se claro que um modelo de trabalho híbrido era o preferido dos nossos trabalhadores. Este desejo de maior flexibilidade está de acordo com os resultados do nosso inquérito Workmonitor. Este estudo mostra que um em cada três trabalhadores acredita que um modelo de trabalho híbrido é a forma de trabalho mais ideal. Além disso, quase um em cada quatro trabalhadores deseja horários de trabalho flexíveis.  

Nesta altura, iniciámos a jornada de construção de um local de trabalho híbrido que se alinha com a cultura da nossa empresa e permite aos nossos trabalhadores darem o seu melhor. Aqui está um resumo do que aprendemos até agora. 

centrar-se no melhor de si do trabalhador

Como líder de RH na Randstad, concentro-me em criar um local de trabalho que permita a todos os trabalhadores darem o seu melhor. Este princípio fundamental está ligado à cultura da nossa empresa e à convicção de que o facto de estarmos todos no nosso melhor contribui para a satisfação de clientes, candidatos e trabalhadores.

Durante a pandemia, mantivemos um forte enfoque na "melhor forma de estar" e continuámos a fazê-lo à medida que passámos para um modelo híbrido. Apercebemo-nos de que este processo não aconteceria de um dia para o outro e que não seria algo que pudéssemos fazer sem primeiro obter o contributo dos nossos colaboradores.

Depois de compreendermos melhor as necessidades dos nossos trabalhadores, ficámos numa posição em que podíamos tomar medidas para criar um ambiente em que eles pudessem dar o seu melhor, quer estivessem a trabalhar em casa ou no escritório.

Por exemplo, ajustámos o nosso pacote de compensação de modo a incluir benefícios adicionais, tais como o reembolso de material de escritório em casa, o subsídio para custos de Internet em casa e descontos em produtos de bem-estar, para aliviar algumas das pressões do trabalho a partir de casa.

Por muito importante que seja o princípio do "melhor eu", este só é eficaz quando as necessidades individuais dos colaboradores estão alinhadas com a equipa e com os resultados que pretendemos alcançar enquanto organização. Assim, é quando a combinação do melhor eu, da melhor equipa e dos melhores resultados está alinhada que faz a diferença.

Os inquéritos aos nossos colaboradores revelam consistentemente uma forte preferência por oportunidades de trabalho remoto. Nomeadamente, existe uma disparidade distinta no equilíbrio casa/escritório entre a sede e as operações. O pessoal operacional trabalha predominantemente a partir do escritório, ao passo que o pessoal da sede prefere o trabalho remoto.

um horário de trabalho baseado na escolha

Como uma organização que acredita firmemente que as pessoas devem estar ao volante das suas próprias carreiras e da sua própria vitalidade, sentimos que uma abordagem personalizada funciona melhor. Como tal, encorajamos cada colaborador a refletir sobre o seu papel específico e a determinar quais as responsabilidades que deve assumir no escritório e quais as tarefas que pode continuar a fazer remotamente. Os trabalhadores devem também compreender as necessidades das suas equipas e da organização.

Além disso, desde o início, concentrámo-nos no desenvolvimento de orientações para os nossos gestores. Estas orientações destinam-se a ajudá-los a conduzir discussões com as suas equipas, complementando as suas reuniões individuais de rotina e os controlos de desempenho. Através destas conversas, podem chegar a um acordo sobre um horário que permita a cada colaborador dar o seu melhor e, ao mesmo tempo, garantir que a equipa também pode trabalhar com o máximo desempenho.

Além disso, é crucial promover diálogos significativos não só entre os gestores e os membros da equipa, mas também no seio das próprias equipas. Desta forma, garante-se um bom equilíbrio entre os esforços de colaboração e as contribuições individuais.

(sobre) comunicar

A necessidade de uma comunicação coerente tornou-se ainda mais crucial quando regressámos ao local de trabalho. A pandemia gerou muito stress entre os trabalhadores e muitos expressaram ansiedade sobre como seria o futuro do trabalho. Descobrimos que a melhor forma de ajudar a aliviar algum desse stress era manter os nossos trabalhadores tão informados quanto possível. 

Uma vez que a criação de um modelo híbrido ainda é um processo contínuo, pode ser difícil, por vezes, fornecer uma comunicação clara. Tive de aprender que não faz mal não ter todas as respostas. O fator-chave é manter-se próximo do seu pessoal e fornecer a melhor orientação possível nesse momento - mesmo que isso signifique dizer: "Ainda estamos a trabalhar nisso".

a tecnologia é uma necessidade

O trabalho híbrido não é possível sem a tecnologia correcta. Felizmente, saímo-nos muito bem no que diz respeito à tecnologia. Em apenas algumas semanas, a nossa fábrica digital conseguiu criar uma ferramenta de planeamento digital para responder às nossas necessidades de trabalho híbrido. No entanto, após a COVID, esta aplicação para o local de trabalho tornou-se mais ou menos redundante.

O que observámos é que as terças e quintas-feiras são dias de muito trabalho no escritório, mas os colaboradores gerem os acordos entre si, o que resulta em estrangulamentos mínimos no que diz respeito ao espaço de trabalho ou às áreas de reunião. As equipas estabeleceram acordos eficazes: definindo quando é necessária a interação presencial e fazendo uma transição perfeita para soluções digitais para o resto. As ferramentas de colaboração digital, como o Google Meet, tornaram-se parte integrante do nosso fluxo de trabalho.

a importância do tato

Antes da pandemia, os momentos de contacto eram uma parte natural da vida quotidiana no escritório. Era provável que nos cruzássemos com colegas que passavam pelo corredor, almoçássemos no restaurante da empresa e realizássemos reuniões improvisadas no escritório ou viajássemos para outra filial da Randstad.

Atualmente, a diferença é enorme. Em vez disso, temos de fazer um esforço consciente para nos mantermos ligados e criarmos momentos de contacto com os nossos colegas. Estes momentos de contacto não devem ser só de trabalho, mas também incluir formas discretas e divertidas de interação entre colegas.

Em breve, vamos incentivar os nossos trabalhadores a promover mais momentos de contacto com colegas de trabalho de todo o mundo. Pediremos a dois colaboradores que estabeleçam uma ligação, tanto numa perspetiva pessoal como profissional. Com base nessa conversa, cada colaborador recomenda um colega com quem o outro se deve relacionar a seguir. Este processo continua após cada reunião para criar uma cadeia de momentos de contacto.

redesenho para um local de trabalho híbrido

Apercebemo-nos de que teríamos de transformar o nosso espaço de escritórios para satisfazer as novas procuras de um modelo híbrido. Quando pedimos aos nossos trabalhadores que pensem onde podem realizar melhor as suas tarefas, esperamos que utilizem o seu escritório em casa para realizar tarefas que exijam uma concentração ininterrupta, como a conclusão de uma apresentação, e o escritório da Randstad para se ligarem e colaborarem.

Com isto em mente, criámos vários locais em cada piso para colaboração, bem como áreas específicas com ecrãs e quadros brancos para as equipas trabalharem em projectos. Os trabalhadores também têm acesso ao restaurante da empresa para reuniões. Naturalmente, mantivemos muitos postos de trabalho individuais para os nossos colaboradores utilizarem entre as reuniões.

Este novo design de escritório também ajuda a reforçar a cultura da nossa empresa, criando um espaço para facilitar os momentos de contacto.

experimentar - aprender - ajustar

Com a pandemia ainda em curso, as orientações governamentais estão a mudar regularmente, não só aqui nos Países Baixos, mas em todo o mundo. Descobri que temos de aceitar o facto de que existe muita incerteza. Devido a este fator, temos de nos manter suficientemente ágeis para nos adaptarmos rápida e eficazmente.

A criação de um local de trabalho híbrido não vai acontecer de um dia para o outro. Pelo contrário, é um processo contínuo e sê-lo-á durante algum tempo. Não há problema em haver um período em que as coisas são menos claras se estivermos a trabalhar para desenvolver o modelo de trabalho ideal.

Para que isto se torne realidade, temos de experimentar formatos diferentes, reunir a equipa para discutir o que funcionou e o que não funcionou e fazer ajustes, se necessário. Este processo dá-nos espaço para crescer e tempo para construir um local de trabalho híbrido onde o melhor eu, a melhor equipa e os melhores resultados estão em sintonia.

Esta é uma versão actualizada de um artigo originalmente publicado em 12 de janeiro de 2022.