fazer o simples é o mais difícil e isso é fazer diferente

A pandemia permitiu ao DOtt crescer, um crescimento que não foi só em volume de negócio ao em número de pessoas, mas também a nível de desenvolvimento do mindset no que toca o fazer acontecer, em confiança e optimização dos processos.

Entrevista a Sílvia Duarte, Chief Happiness Officer Dott

O Dott apresenta-se como o maior shopping online de Portugal, propondo-se ajudar a fazer crescer o e-commerce no nosso país. São o primeiro marketplace “puro” e 100% português, ou seja, o primeiro marketplace puramente digital – uma marca nova, sem lojas físicas – nascido em Portugal, com investimento português. Sílvia Duarte é a Chief Happiness Officer e partilha a evolução que a empresa tem conhecido e o que a distingue.

Quando foi criado o Dott e com que objectivos?

A ideia surgiu em 2018. O mercado em Portugal estava receptivo e atento a novas oportunidades na área do ecommerce e os CTT e a Sonae acharam que valia a pena investir num grande player de e-commerce em Portugal. Nascemos para ser o maior shopping online de Portugal. 

Como tem evoluído a vossa actividade?

Em seis meses construímos uma marca que arrancou em Maio de 2019, com mais de 400 lojas e cerca de 200 mil referências. Hoje, temos mais de 30 hipermercados de produtos, com mais de três milhões de produtos, e mais de 1000 lojas a vender no Dott.

O que identificaria como principais conquistas até à data?

A posição que ganhámos no mercado com apenas ano e meio de existência é para nós uma grande conquista. Temos noção de que a pandemia que agora vivemos obrigou os portugueses a dar o salto que faltava no ecommerce e isso ajudou o Dott e muitas outras empresas, mas, acima de tudo, está a mudar a forma como os portugueses compram e a ajudar a digitalizar o país, não só nos consumidores, mas também nos vendedores.  

Que posicionamento assumem actualmente?

Crescemos muito neste ano e meio, mais do que inicialmente tínhamos previsto, mas ainda somos pequenos e ainda estamos a crescer. Temos uma postura de ambição, mas também de humildade e sobretudo de partilha de conhecimento, algo a que o mercado empresarial português ainda não está muito habituado. Queremos ser o maior shopping online de Portugal, mas, mais do que isso, queremos ser uma referência no ecommerce onde o consumidor e o vendedor sabem que têm a melhor experiência de compra.

Em termos de equipa, como tem crescido o Dott?

O crescimento pode ser visto em duas perspectivas: a primeira entendemos como o reforço das equipas para acompanhar o crescimento do negócio.  As áreas de vendas, do apoio ao cliente, finanças, operações e tecnologias foram as principais áreas a ser alvo deste reforço. 

Na segunda perspectiva, o crescimento não foi só em número de pessoas,  mas também a nível de desenvolvimento do mindset no que toca o fazer acontecer, em confiança e optimização dos processos.

Este crescimento do desenvolvimento do mindset e do crescimento das equipas permitiu ao Dott reforçar os alicerces de uma forte equipa num contexto português de rápida transformação.

Mas, tendo em conto o aumento de actividade que referiu, deverão ter tido que aumentar equipa… 

Durante o período pandémico, o Dott cresceu 40%. Isto traduziu-se numa oportunidade de melhorar os processos na equipa de People.

Como, em concreto?

Foi desenvolvido o Dott Candidate Journey Experience, que se traduz no processo de acompanhamento desde que o candidato tem conhecimento de uma oportunidade no Dott até à sua integração. Este processo, que todos os dias é melhorado, foi desenvolvido num contexto 100% remoto e veio para ficar. O feedback ao candidato, os desafios propostos durante o processo de selecção ou o acompanhamento à medida durante a primeira fase no Dott,  são os exemplos de touchpoints que nos permitiram um crescimento sustentável e manutenção das equipas.

Como é gerido o processo de integração de novas pessoas?

Quando uma pessoa entra no Dott pela primeira vez tem oportunidade de falar com todas as equipas para ficar a conhecer as responsabilidades, os papéis e oportunidades de cada uma. Além disso, tem uma sessão especial com o nosso CEO, onde pode ficar a conhecer a visão do negócio ou até fazer qualquer pergunta que deseje ver respondida. 

Ao longo do tempo, também tem a oportunidade de participar em rotinas ligadas ao negócio com o objectivo de aprofundar os seus conhecimentos ou participar em rotinas mais descontraídas que permitem desenvolver as relações com os colegas no trabalho. 

Esta pessoa também terá um acompanhamento periódico e programado com a equipa People para aferir a seu alinhamento com o Dott, o seu propósito ou os seus objectivos. Deste modo procuramos que a sua jornada seja positiva.

Mas a pandemia veio alterar essas rotinas…

O nosso escritório do Porto, que agora devido às restrições em certos concelhos está totalmente em teletrabalho, passou a ter inscrições semanais para quem queira trabalhar no escritório, realizar reuniões ou meetings de equipa, e o nosso escritório de Lisboa deixou de existir, estando neste momento com a equipa totalmente em teletrabalho, e depois da pandemia vai dar lugar a uma equipa que irá trabalhar numa realidade mista, entre homeoffice e escritório. 

Esta foi uma decisão realizada de acordo com a vontade da maioria da equipa, à qual realizámos um inquérito, e que quis manter o teletrabalho, mas com a possibilidade de ir ao escritório sempre que queira e precise.

 

Tiveram que antecipar o novo sistema de trabalho, que já tinham previsto implementar. Em que consiste?

Os sistemas de comunicação virtual, gestão de projectos ou rotinas já existiam. Apenas tivemos de o adaptar fora do ambiente de escritório. Trabalhamos desde o momento da criação do Dott em sistemas em cloud que nos permitem, em tempo real, actualizar, modelar, partilhar e comentar  informações para que, de um modo ágil, todos os desafios sejam respondidos em qualquer lugar e em qualquer altura.

Como têm gerido a vossa equipa desde Março?

A equipa está 100% em trabalho remoto. Os processos que dependiam de interacção presencial foram rapidamente transformados, como exemplo o processo de recrutamento e selecção ou assinaturas de documentação. O uso das comunicações virtuais são um meio comum e normal na gestão de tarefas do dia-a-dia.

Que outras alterações trouxe a pandemia?

O grau de complexidade trazido pelo rápido crescimento do negócio trouxe a oportunidade de reorganizar as equipas e também permitiu olhar para as pessoas que já tínhamos e dar-lhes novos desafios para posições-chave.

Esta reorganização teve como resultado as pessoas sentirem-se desafiadas, estimuladas e satisfeitas por perceberem que são capazes de executar tarefas que não imaginavam fazer antes. Podemos descrever um dos casos onde temos uma pessoa que veio da área comercial e hoje está a ser desafiada na área de gestão tecnológica.

Quais têm sido os principais desafios e como lhes têm dado resposta?

Um dos desafios que encontramos é manter a nossa cultura à medida que vamos crescendo, acrescido do novo contexto de estarmos distantes fisicamente. Levamos este desafio muito a sério, pois sabemos que o que o Dott se tornou no dia de hoje é fruto dos esforços de cada um e alinhamento com o que acreditam. 

A solução passa pela criação de momentos em equipa com pontos de situação, feedback, agradecimento,  momentos descontraídos ou momentos inspiracionais com os líderes, para que sintam que estamos juntos para resolver qualquer desafio.

No pós-pandemia, como preveem trabalhar? Já disse que em Lisboa abdicaram do escritório… 

Depois da pandemia nada vai ser igual. Aprendemos que o trabalho remoto é possível e traz pontos positivos, como por exemplo, uma maior flexibilidade ou gestão de tempo da pessoa com a vida familiar. 

Mas reconhecemos que podemos e devemos usufruir dos benefícios do encontro num espaço pode trazer. Nada substitui o olhar nos olhos num momento importante ou um abraço de reconhecimento.

Assim sendo, tirar o melhor das duas realidades vai ser a aposta do Dott.

Mas como se promove a cultura organizacional e o espírito de equipacom as equipas remotas a maior parte do tempo?

As rotinas de equipa do Dott são levadas com muita seriedade, seja presencial ou online. Durante este período, estas rotinas têm acontecido em modo online e são momentos regulares em que convidamos toda a equipa a participar. Estas rotinas têm uma vertente mais virada ao negócio, onde é feito um ponto de situação de cada equipa, ou tem uma vertente virada ao feedback ou até agradecimento em público aos colegas. 

Também são proporcionados momentos inspiracionais com os líderes para lembrar o que bom já fizemos e relembrar para onde queremos ir. Temos ainda momentos mais descontraídos em conjunto onde todos podem conviver em equipa, seja a jogar jogos ou num momento descontraído de fim de tarde de sexta-feira, ao qual chamamos de “beer friday”. 

Tudo é pensado e programado periodicamente para que a nossa cultura e espírito de equipa não se dilua pelo crescimento ou distanciamento físico.

A Sílvia é Chief Happiness Officer, responsável área de People. O que a distingue de uma directora de Recursos Humanos? Só o nome do título ou há outras diferenças?

A visão que trago ao Dott é uma visão que se baseia nas experiências que fui acumulando ao longo da minha carreira. Tive a oportunidade de utilizar ferramentas de Design Thinking ou implementar metodologias baseadas nas neurociências para a aprendizagem. Também tive a oportunidade de desenvolver comunidades tech, que se revelou útil para a minha compreensão do mundo tecnológico e dos seus desafios específicos.

Ter toda esta experiência – que considero distinta de uma formação típica de um RH – é  uma base para fazer diferente e apostar numa visão que apoia as pessoas para que tenham uma jornada memorável e impactante no Dott. O que queremos fazer é sermos diferentes e o nome acompanha isso. 

Trabalhamos com o objectivo de fazer com que cada pessoa sinta orgulho e sinta que o Dott deu um grande contributo para o seu desenvolvimento pessoal e profissional. Isto passa por promover coisas tão simples, como por exemplo ouvir um agradecimento, falar abertamente sobre os seus receios, saber que são ouvidos e que algo vai ser feito em conjunto. Porque fazer o simples é o mais difícil e isso é fazer diferente.

O que acredita que vos distingue na forma de gerir pessoas?

Algumas premissas que seguimos diariamente e que fazem parte da nossa forma de trabalhar e de estar no Dott: exigência nos resultados; transparência; abertura; gentileza gera gentileza; e a convicção de que “sharing is caring”.

Quais os pilares estratégicos da área de People?

A experiência da comunidade interna, ou seja, a própria equipa do Dott, é o foco da estratégia de People. Esta experiência passa pela cultura interna, daí a fomentação de actividades que promovam a expansão e a consistência daquilo que caracteriza uma pessoa que trabalha no Dott.

A par disto, uma vez que tudo está a ser implementado de raiz no Dott,  planear e implementar as fundações de todos os processos de Gestão de Pessoas é fundamental para esta experiência seja fluida e cativante para cada um.

E o que é que caracteriza uma pessoa que trabalha no Dott?

Escolhemos pessoas que representam os nossos valores. É importante que tenham as competências técnicas indispensáveis para cada área, mas acima de tudo que tenham atitude perante os desafios e oportunidades. Procuramos o que chamamos de “ atitude eu resolvo”, que se traduz em tomar como seu o desafio e encontrar uma solução, mesmo que essa solução precise de melhorias.

Têm tido dificuldade em encontrar profissionais com essas características?

Temos tido a sorte em encontrar pessoas que se identificam com os valores do Dott. Temos todos os dias líderes e colegas que os inspiram para se tornarem cada vez melhores. O processo de recrutamento foi essencial para trazer a bordo quem fez o Dott de hoje. 

Além disso, o processo de desenvolvimento e as rotinas que definem a nossa cultura irão apoiar aquilo que queremos que o Dott se torne.

Que tendências perspectivam para o mundo do trabalho?

Uma nova relação com o trabalho – homeoffice & office –, maior diversidade, uma cultura de empresa com um propósito, mais valorização da autogestão e automação de processos.