contratar colaboradores sazonais para se manter à frente da peak season

Para as empresas com flutuações significativas da procura, a época alta é uma altura crítica - as vendas durante este período podem ser decisivas para os seus resultados. A contratação de colaboradores sazonais é uma forma eficaz de cobrir as necessidades acrescidas de pessoal durante este período. 

Se já está a contar com colaboradores sazonais para ajudar a sua empresa a manter-se à tona durante os meses mais movimentados do ano, a execução é fundamental. Desenvolver um plano antecipadamente pode prepará-lo para o sucesso, dando-lhe a oportunidade de aproveitar a força de trabalho adicional para atingir os seus objetivos comerciais. 

Neste blog, iremos descrever as nossas melhores práticas para contratar e gerir uma força de trabalho sazonal. Mas antes de nos debruçarmos sobre este assunto, vamos dedicar algum tempo a considerar as vantagens e desvantagens da contratação de colaboradores sazonais.

Vantagens dos colaboradores sazonais:

• flexibilidade, permitindo-lhe aumentar ou diminuir a sua mão de obra em função das necessidades
• acesso a competências especializadas
• processo de contratação menos intensivo
• melhor relação custo-eficácia do que a contratação de pessoal permanente
• oportunidades para "testar" potenciais adições à lista de efetivos

Desvantagens dos colaboradores sazonais:

• taxas mais baixas de empenhamento e lealdade
• tempo limitado para formação e integração
• menor retenção e consequente perda de conhecimentos

antes da época alta

O planeamento do trabalho sazonal é um processo moroso. Para obter os melhores resultados, comece com bastante antecedência em relação à época alta e siga estas boas práticas:

recolher informações

O planeamento eficaz da época alta começa com dados. Reúna toda a informação relevante que conseguir encontrar de anos anteriores: dados de vendas, relatórios de desempenho, níveis de inventário e horários do pessoal. Em seguida, consulte as previsões de procura e vendas para os seus meses de maior atividade. Com esta informação, pode determinar a capacidade do seu pessoal atual e estimar as necessidades de mão de obra adicional para a próxima época alta.

Ao olhar para os anos anteriores, considere registos como:

• turnos de horas extraordinárias
• dias de doença dos colaboradores
• reclamações de clientes

Um aumento em qualquer uma destas categorias pode indicar a necessidade de mais colaboradores sazonais. Quando a sua equipa está sobrecarregada de trabalho, os níveis de stress mais elevados podem levar a um aumento de chamadas ou conflitos no local de trabalho. Uma equipa sazonal maior ajuda-o a manter cargas de trabalho individuais geríveis.

compreender a legislação laboral para a contratação de colaboradores sazonais

A legislação laboral para o emprego sazonal varia consoante os regulamentos locais, estatais ou provinciais e nacionais. Por conseguinte, é fundamental ter o aconselhamento de um parceiro de RH experiente, familiarizado com a sua indústria e localização. Antes de contratar colaboradores sazonais, deve compreender totalmente os seguintes requisitos legais:

• salário mínimo 
• benefícios, incluindo férias ou baixa por doença
• taxas de horas extraordinárias
• idades permitidas

Para além disso, muitos países têm legislação em vigor para a mão de obra estrangeira. Um exemplo é a Lei de Proteção dos Trabalhadores Agrícolas Migrantes e Sazonais dos Estados Unidos, que abrange não só os salários e benefícios, mas também o alojamento e o transporte. A União Europeia também promove o trabalho imigrante e estrangeiro para resolver a escassez de competências com autorizações de trabalho específicas para cada país, incluindo o Cartão Azul UE.

Pode minimizar o risco de complicações legais, revendo e seguindo cuidadosamente todas as leis laborais exigidas relativamente aos colaboradores sazonais.

identificar as competências necessárias para os colaboradores sazonais

A sua organização necessita de uma combinação de competências dos profissionais para funcionar eficientemente. É provável que algumas funções exijam conhecimentos e experiência altamente técnicos e outras que dependam mais de uma boa ética de trabalho e experiência de vida. Ao escolher os parâmetros para os seus colaboradores sazonais, tenha em consideração quais as competências mais fáceis de encontrar e que podem ser rapidamente aproveitadas para um colaborador produtivo. As posições típicas para os empregados sazonais incluem trabalhadores agrícolas, pessoal de serviço ao cliente e trabalhadores de armazém.

Da mesma forma, deve considerar quais as competências que deve procurar no pessoal permanente para complementar os seus colaboradores sazonais. Estas serão, muito provavelmente, competências especializadas ou de liderança que constituem a base das operações da sua empresa. 

Em determinadas situações, pode ser necessário contratar colaboradores sazonais com competências avançadas para ajudar num determinado projeto. Isto é comum em áreas como a construção ou as competições desportivas. Embora os requisitos de nível de competências sejam invertidos, o processo é o mesmo. Considere cuidadosamente o que precisa dos seus colaboradores sazonais e, em seguida, determine como podem integrar-se no seu pessoal permanente para atingir os seus objetivos.

planear a formação e a integração dos colaboradores sazonais

Quando tiver uma ideia clara do número de colaboradores sazonais a contratar e dos cargos a preencher, é altura de pensar na formação e na integração. Utilize o programa de formação existente para cada função como um guia. Depois, procure formas de otimizar o processo sem comprometer a segurança ou a produtividade:

• preencher a documentação digitalmente antes da data de início
• combinar a formação básica com uma visita às instalações
• utilizar a formação no local de trabalho para reduzir o tempo em sala de aula e aumentar a produtividade

Com um tempo de formação curto, os programas mais eficazes dão prioridade às competências críticas de que os funcionários necessitam para trabalhar em segurança. Para maximizar o valor, reveja os relatórios de incidentes e as taxas de erro dos anos anteriores; ajuste o conteúdo educativo em conformidade para evitar problemas comuns. Encontrar os tópicos e a duração corretos é um ato de equilíbrio - em alguns casos, é melhor gastar mais dinheiro em formação se esta puder evitar erros e estrangulamentos dispendiosos ou demorados.

Não se surpreenda se descobrir que certas funções não são adequadas para os colaboradores sazonais devido às exigências de formação extensivas. As funções que exigem práticas de conformidade complicadas, equipamento perigoso ou um vasto conhecimento institucional podem ser melhor preenchidas por colaboradores permanentes.

contratação de colaboradores sazonais

A contratação de um grande número de colaboradores sazonais requer táticas ligeiramente diferentes do seu processo de contratação tradicional. Poderá não necessitar de um processo de verificação tão rigoroso e, muito provavelmente, estará à procura de competências ou conhecimentos menos específicos. Pode também ter acesso a um maior número de candidatos disponíveis, como mão de obra estrangeira, reformados que regressam ou profissionais mais jovens. Dada a escassez global de mão de obra, esta flexibilidade adicional é muito benéfica. 

comece cedo

Num mercado de trabalho apertado, é necessário mais tempo para encontrar colaboradores sazonais satisfatórios. As empresas de todo o mundo estão a lutar para contratar, independentemente do setor, da localização e das taxas de desemprego. Ao começar mais cedo do que o habitual, pode atenuar as perdas e ganhar vantagem sobre a concorrência.

Utilizando a sua estratégia de recrutamento sazonal como orientação, atualize o website da empresa, os anúncios de emprego e os materiais impressos com as informações mais recentes. Se a sua equipa vai participar em feiras de emprego para recrutar profissionais, encomende brochuras e sinalética. Reúna-se com o pessoal de RH e a equipa de recrutamento para rever a estratégia deste ano e debater ideias. Quando tudo está em ordem e a equipa está em sintonia, o processo de recrutamento decorre de forma suave e eficiente.

utilizar descrições exatas das funções de um posto de trabalho sazonal

Pense no passado: Quando foi a última vez que alguém atualizou as descrições das funções sazonais da empresa? Muitas empresas reutilizam o mesmo texto ano após ano - mas se já passou demasiado tempo, é muito provável que as publicações não reflitam as realidades atuais da função.

Uma descrição de funções convincente é honesta, exata e breve. No mínimo, é importante incluir as principais responsabilidades, o salário e o local de trabalho. Não se esqueça de que os colaboradores sazonais não estão necessariamente à procura de uma carreira, pelo que uma longa lista de deveres e requisitos pode parecer esmagadora.

Quando se explica exatamente o que os candidatos a emprego podem esperar de uma posição, permite-lhes tomar uma decisão informada sobre se devem ou não candidatar-se. Os candidatos que se auto-selecionam para o processo de contratação fazem-no com uma compreensão clara do cargo, tornando menos provável que desistam antes da fase de oferta.

contactar antigos empregados

Os antigos empregados são os candidatos ideais para o trabalho sazonal; como já têm um certo nível de conhecimento da empresa, podem começar a trabalhar com menos formação. Consulte as listas de emprego dos anos anteriores e identifique as pessoas que poderão estar interessadas em trabalho temporário. Os colaboradores sazonais anteriores são um bom ponto de partida, mas também pode incluir pessoas que trabalharam a tempo parcial, a tempo inteiro ou temporariamente. Analise a lista com os gestores e a equipa de RH e elimine todos os que saíram em más condições.

Quando os líderes da empresa tiverem aprovado a lista, envie um email em massa a anunciar as suas posições sazonais.

procure competências transversais nos candidatos a empregos sazonais

A contratação sazonal é sempre menos rígida do que a contratação tradicional, mas quando a concorrência por talentos é grande, pode ser necessário ser ainda mais flexível do que o habitual. A forma mais fácil de adaptar a sua estratégia atual é concentrar-se nas competências transversais, que são as capacidades intangíveis que ajudam os candidatos a ter sucesso. A maioria dos candidatos pode aprender a operar máquinas, mas é mais difícil treiná-los na atenção aos pormenores e nas competências de gestão do tempo que são fundamentais para uma linha de produção segura e centrada na qualidade.

O facto de nos concentrarmos nas competências transversais em vez de nas qualificações específicas permite o acesso a um conjunto mais vasto de candidatos a emprego: recém-licenciados, pessoas que mudaram de carreira e pessoas com competências transferíveis, só para citar alguns. Quando outros empregadores ignoram estes grupos em favor de pessoas com capacidades técnicas, isso pode reduzir tanto a concorrência como os custos.

alargue a sua pesquisa

Tire o máximo partido de uma estratégia de contratação baseada em competências transversais, colocando as descrições de funções à disposição de mais pessoas. Quando não está à procura de competências técnicas, não há necessidade de se limitar aos quadros de empregos e feiras de carreiras do setor - procure novos sites e locais. Se a empresa oferecer alojamento para profissionais, faça questão de participar em eventos de recrutamento noutras partes do país. Pode até candidatar-se a programas especiais de vistos para trazer colaboradores sazonais do estrangeiro.

Se a época de maior afluência coincidir com as férias de verão ou com as semanas de férias, recrute diretamente em escolas ou em universidades. Os empregos sazonais proporcionam um rendimento extra e uma experiência de construção de currículo de que os estudantes universitários necessitam.

trabalhar com um parceiro de soluções de RH

Nalgumas empresas, a mão de obra sazonal é três ou quatro vezes maior do que a mão de obra permanente. Quando é este o caso, faz sentido recorrer a um parceiro de soluções de RH. O recrutamento sazonal em regime de outsourcing garante que tem uma força de trabalho adequada, deixando os colaboradores permanentes livres para se concentrarem nos projetos atuais e prepararem as operações para a peak season.

Na Randstad, somos especialistas em recrutar pessoal permanente e flexível. Contacte-nos hoje para saber como o podemos ajudar a satisfazer as necessidades de recrutamento sazonal. Também criámos uma lista de verificação para o ajudar a planear a peak season e a contratar colaboradores sazonais.