como realizar uma verificação de referências.

Embora estudos demonstrem que 87% dos empregadores utilizam algum tipo de processo de verificação de background ou de referências durante as fases de recrutamento, muitos ainda subestimam o valor total deste poderoso instrumento. A verificação de referências é o processo de questionar os atuais e antigos colegas de trabalho e managers de um candidato para aprender mais sobre as competências, aptidões e experiências do candidato.

A realidade é que quando bem feita, a verificação de referências pode permitir à sua empresa avaliar melhor as competências do candidato no local de trabalho e determinar a sua potencial adequação cultural. Também pode ajudar a sua organização a determinar se o candidato é adequado para o papel e para a empresa.

É importante perceber, no entanto, que a forma como se conduz o processo de verificação de referências pode ter impacto no seu valor. Por exemplo, uma verificação conduzida rapidamente e sem um plano claro em vigor é suscetível de fornecer resultados limitados. Por outro lado, a verificação de referências estratégica pode fornecer os conhecimentos necessários para tomar boas decisões de contratação.

Por estas razões, é fundamental desenvolver um processo de verificação de referências abrangente que seja concebido para obter a informação de que necessita. Continue a ler para aprender a desenvolver um processo que funcione para a sua empresa.

passos para a realização de verificações de referências

Ao criar um processo de verificação de referências abrangente, existem algumas boas práticas a ter em mente, tais como

prepare com antecedência

Nunca se quer proceder a uma verificação de referência sem estar preparado. Esta prática pode levar a um feedback confuso ou irrelevante, bem como a possíveis problemas de conformidade. Em vez disso, leve algum tempo a preparar-se antes de telefonar ou enviar um e-mail a qualquer referência. 

Comece por procurar obter a opinião das pessoas da sua organização envolvidas na entrevista do candidato. Peça-lhes que indiquem quaisquer áreas relacionadas com o candidato sobre as quais desejem mais informações ou quaisquer preocupações que tenham sobre o candidato ou o seu conjunto de competências.

A seguir, dedique algum tempo à leitura do currículo do candidato, candidatura, carta de apresentação, notas de entrevista e outras informações pertinentes para refrescar a sua memória. Pretende também determinar o propósito da verificação de referências. O seu principal objetivo é verificar as competências do candidato, determinar a aptidão para o trabalho ou assegurar que não existem problemas subjacentes com o candidato? Compreender o seu objetivo principal permite-lhe concentrar-se em fazer perguntas que possam fornecer os resultados de que necessita.

notifique os candidatos

Não se esqueça de informar o candidato de que vai realizar verificações de referências. Deverá também verificar com as suas equipas jurídicas e de proteção de dados para determinar se é necessário o consentimento explícito de cada candidato antes de chegar a qualquer referência. Certifique-se também de que compreende quais as informações do candidato que pode e não pode recolher e como gerir estes dados posteriormente.

fique-se pelas perguntas abertas

As perguntas abertas funcionam melhor para o processo de verificação de referências porque dão à referência uma maior margem de manobra para responder às perguntas. Por outro lado, as perguntas fechadas que requerem apenas uma resposta de uma palavra ou de uma frase são pouco suscetíveis de fornecer os conhecimentos valiosos que se desejam. Embora algumas perguntas fechadas sejam aceitáveis, especialmente perto do início e do fim da conversa, a maioria das suas perguntas deve dar à referência a capacidade de fornecer tanta informação quanto lhe pareça adequado.

Por exemplo:

• Quais eram as principais responsabilidades do candidato na sua posição?
• Como é que o candidato lidou com o conflito no trabalho?
• Quais diria serem os maiores pontos fortes e fracos do candidato?

não faça suposições

Ao efetuar uma verificação de referências, deve sempre cingir-se aos factos, pedindo que a referência corrobore as opiniões com factos. Por exemplo, se a referência indicar que considera que o candidato seria um bom candidato para o papel, siga essa resposta com uma pergunta secundária perguntando que competências específicas fariam do candidato um bom candidato.

Além disso, evite interpretar excessivamente a atitude ou o tom da referência. Sem conhecer pessoalmente a referência, é impossível determinar se este é apenas o tom natural da pessoa, se está simplesmente a ter um dia mau ou stressante, ou se a sua atitude tem algo a ver com o candidato.

não apresse o processo

Se estiver a realizar a verificação de referências por telefone, não se esqueça de reservar tempo suficiente para fazer todas as perguntas. A última coisa que quer fazer é apressar o processo de verificação de referências.  Se as referências se sentirem apressadas, poderão estar relutantes em fornecer respostas completas. Por sua vez, estas verificações podem não fornecer os conhecimentos de que necessita. 

Se, por outro lado, estiver a utilizar o email para enviar às referências um formulário a preencher, não se esqueça de lhes dar vários dias para terminarem e enviar um lembrete amigável, se necessário. A tecnologia de verificação automatizada de referências pode acelerar o processo, permitindo que as referências forneçam feedback do candidato a partir de qualquer dispositivo e enviando automaticamente lembretes. No entanto, ainda se pretende dar às referências tempo suficiente para completar este formulário. 

não interrompa 

Tenha em atenção de não interromper as referências enquanto elas estão a falar. Afinal, nunca se pretende impedir uma referência de fornecer informações valiosas sobre o candidato. Em vez disso, faça a sua pergunta e depois dê tempo à referência para recolher os seus pensamentos e respostas. No entanto, não há problema em desviar a referência do assunto se se afastar demasiado da pergunta original ou se começar a divulgar informações privadas sobre o candidato que nada têm a ver com o trabalho. Se estiver a utilizar software de verificação de referências online, como o Relevate Reference, não tem de se preocupar com esta questão. Em vez disso, as referências podem levar tempo a preencher o questionário online quando lhes for mais conveniente.

procure ‘red flags’

Há alguns sinais de alerta (red flags) a procurar quando se realizam verificações de referências, como por exemplo:

• candidato não notificou a referência sobre a chamada.
• referência não pode responder a perguntas básicas sobre o candidato.
• informações básicas sobre o trabalho, tais como título e funções, não estão alinhadas com o currículo do candidato.
• referência declara que não é a pessoa certa para responder às perguntas.

Se estiver a conduzir uma verificação de referências online, poderá também ser capaz de detetar potenciais referências fraudulentas. Por exemplo, a nossa tecnologia Relevate Reference pode alertá-lo se as referências estiverem a utilizar o mesmo dispositivo através do rastreio IP. 

Qualquer uma destas 'red flags' pode ser um sinal de que o candidato adornou algumas das suas competências e experiências ou que a referência é menos do que credível.

automatize o processo de verificação de referências

Se ainda estiver a efetuar verificações de referências manualmente, poderá querer considerar a utilização de um software de verificação de referências online em vez disso. Com esta tecnologia, pode enviar às referências um pequeno formulário online que elas podem preencher a qualquer momento, em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo. Esta tecnologia pode também alertá-lo para possíveis problemas de fraude. Por exemplo, se duas referências estiverem a utilizar o mesmo dispositivo para preencher o questionário, a nossa tecnologia pode detetá-lo. Tenha também em mente que pode sempre realizar uma chamada de acompanhamento para obter mais informações, se necessário.  

As soluções de verificação de referências online tiram esta tediosa tarefa das suas mãos e automatizam todo o processo. Por exemplo, com o nosso Relevate Reference pode otimizar todo o seu processo de verificação de referências, reunindo feedback de maior qualidade em menos tempo e de uma forma segura e protegida .