como o absentismo e o presentismo afetam a produtividade

Tem 100 pedidos importantes para concluir até ao final da semana. Na segunda e na terça-feira, um dos principais membros da equipa de produção não comparece no local de trabalho. Na quarta e na quinta-feira, outro colaborador não parece empenhado na tarefa. Finalmente, sexta-feira chega, e tem de fazer um esforço extra para terminar o seu projeto.

Isto parece-lhe familiar? Se isto acontece com frequência, pode ter um problema relacionado com absentismo e presentismo. Abaixo, apresentaremos cada conceito e, de seguida, explicaremos como reduzir o presentismo e o absentismo, para aumentar a produtividade das suas equipas.

o que é o absentismo?

Quando os trabalhadores faltam constantemente ao trabalho, seja no escritório ou remotamente, sem uma boa razão, isso é absentismo. As ausências pré-autorizadas, como férias e feriados, não são contabilizadas no cálculo da taxa de absentismo.

por que motivo acontece o absentismo?

Por vezes, o absentismo é o resultado de uma doença física crónica não diagnosticada. Outras razões comuns para o absentismo incluem:

• doença mental: Um relatório de dezembro de 2021, publicado pelo Gabinete para a Saúde e Segurança do Reino Unido, atribuiu mais de 50 % das faltas ao trabalho por motivo de «doença» ao stress, à ansiedade e à depressão
• intimidação: Os elementos da equipa que são assediados no trabalho podem evitar o escritório para fugir a situações desagradáveis. Uma pesquisa da Monster.com revelou que mais de 50 % dos entrevistados afirmaram ter sido vítimas de intimidação por parte do seu chefe ou gerente
• desilusão: Os colaboradores sentem-se pouco empenhados, insatisfeitos ou entediados no local de trabalho. Estes tipos de colaboradores podem também estar ativamente à procura de outro emprego
• exaustão: Quando as pessoas se sentem stressadas e exaustas durante um período prolongado, muitas vezes acabam por ter um esgotamento. O estudo 2022 Employee Mental Health and Wellbeing (Saúde Mental e Bem-Estar dos Funcionários em tradução livre), conduzido pelo McKinsey Health Institute, revelou elevadas taxas de exaustão a nível mundial, variando entre 19 % (México e Suíça) e 38 % (Índia)
• prestação de cuidados a pessoas dependentes: As pessoas que precisam de cuidar de pais idosos, de familiares deficientes e de crianças têm, por vezes, de ausentar-se do trabalho durante mais tempo

Exemplo 1: o João tem-se sentido em baixo há meses e, de manhã, mal consegue sair da cama. Nada mais lhe interessa, incluindo o seu trabalho, e frequentemente decide não ir trabalhar em cima da hora.

Exemplo 2: O colega de trabalho da Sara faz muitas críticas ao trabalho dela e faz avanços indesejados quando o gerente de linha não está no local. Sentindo-se intimidada, ela mantém-se longe do escritório sempre que pode.

Exemplo 3: A Júlia e o marido são os principais cuidadores dos pais de ambos. Faltam ao trabalho, pelo menos, duas vezes por mês, devido a consultas médicas e idas ao serviço de urgências.

o que é presentismo?

Os colaboradores cujo desempenho no trabalho fica aquém do desempenho dos seus colegas, quer seja devido a doença, estado mental ou falta de interesse no emprego, constituem casos de presentismo. Como resultado, podem demorar mais tempo a concluir as tarefas, visto que se ausentam, fazem pausas frequentes ou simplesmente trabalham a um ritmo muito mais lento do que os seus colegas de trabalho.

Pode ser difícil identificar um trabalhador que se encaixa na definição do presentismo porque ele está fisicamente no local de trabalho, mas mentalmente desinteressado pelo trabalho. Às vezes, nem conseguimos sequer aperceber-nos do presentismo até que um colaborador falte ao trabalho ou se demita, deixando para trás um grande número de tarefas inacabadas.

por que motivo acontece o presentismo?

O presentismo no local de trabalho é um fenómeno generalizado, e ocorre tanto no escritório como remotamente. Pode ser difícil de quantificar, pelo que não é tão frequentemente debatido como o absentismo, mas é igualmente prevalecente. O presentismo pode surgir de boas intenções ou resultar da falta de envolvimento dos colaboradores. Algumas das principais razões para o presentismo incluem:

• falta de dias de baixa por doença: Se os colaboradores não tiverem — ou se já os tiverem esgotado — dias de baixa por doença, podem ir trabalhar mesmo estando muito doentes e sem capacidade de desempenhar as suas tarefas
• fidelidade: Os colaboradores sentem-se incapazes de trabalhar por qualquer motivo, mas podem continuar a comparecer no local de trabalho porque são leais a um gerente ou à empresa
• escassez de pessoal: Os colaboradores doentes ou incapacitados às vezes vão trabalhar para compensar a falta de pessoal
• medo de perder o emprego: Quando estão preocupados com as repercussões das ausências, as pessoas vão trabalhar mesmo quando não conseguem concentrar-se
• sentir-se insubstituível: Quando os colaboradores realizam a maior parte do trabalho ou são responsáveis pelos seus departamentos, podem sentir-se incapazes de faltar ao trabalho — mesmo quando realmente precisam de o fazer
• tédio: Os colaboradoers que não se sentem empenhados no trabalho podem aproveitar todas as oportunidades para efetivamente evitar o trabalho. Isto é especialmente verdadeiro para aqueles que executam tarefas repetitivas ou não têm oportunidades de progressão.
• trabalho remoto: Infelizmente, alguns colaboradores aproveitam as oportunidades de trabalho remoto para fazer login sem que isso signifique que trabalham de forma produtiva. Podem, simultaneamente, realizar tarefas domésticas, brincar com o cão ou falar ao telefone, tudo enquanto aparentam estar online.

Exemplo 1: o Miguel tem uma doença crónica. Esgotou todos os dias de baixa por doença e precisa do salário a tempo integral para as despesas de subsistência. O Miguel vai trabalhar todos os dias, mas sente-se muito mal, e o seu trabalho reflete-o.

Exemplo 2: O Ivo é micro-gerente. Muitas vezes, vai trabalhar quando está doente, porque não confia nos seus subordinados para fazerem as coisas corretamente.

Exemplo 3: O João sente que está simplesmente a passar o tempo até à aposentação. Vai trabalhar todos os dias, fazendo o mínimo possível e conversando com os colegas de trabalho.

De que forma o absentismo e o presentismo afetam as organizações?

Tanto o absentismo como o presentismo causam problemas numa organização. Quando os colaboradores faltam ao trabalho, a produtividade diminui, visto que as tarefas ficam inacabadas ou os colegas de trabalho ficam sobrecarregados. Quando vão trabalhar, mas não estão empenhados, estão desatentos, a produtividade também diminui.

Uma pesquisa de 2022 publicada pelo Departamento de Pesquisa da Statista revelou que mais de 54 % dos gerentes de instalações sentiam que o absentismo era um fator significativo nas suas operações diárias, verificando-se um aumento de até 7 pontos em relação ao ano anterior.

A Lockton, uma empresa de corretagem de seguros a nível mundial, recentemente publicou um relatório relativo a 2022, intitulado «Waking up to Absence» (Acordar para a ausência). Os principais pontos a ter em conta são os custos extremamente elevados associados ao absentismo, incluindo a perda de produtividade, a motivação e a segurança dos colaboradores. Além disso, a empresa constatou que os colaboradores que estão continuamente ausentes (mais de 70 dias) apresentam 65 % de probabilidade de abandonar a empresa.

O presentismo no local de trabalho deveria ser igualmente preocupante para os empregadores.

Um estudo que incidiu sobre os agentes prisionais que trabalhavam no Reino Unido em 2020 encontrou uma ligação direta entre ocorrências frequentes de presentismo e diminuição da saúde mental, do desempenho profissional e da segurança no local de trabalho.

O relatório «State of the Global Workplace» (Estado do Local de Trabalho Global, em tradução livre) publicado pela Gallup associa alguns números surpreendentes ao problema do presentismo — 7,8 milhões de milhões de dólares! É o valor que as empresas perdem devido à baixa produtividade causada pela falta de empenho dos colaboradores.

E se isso não for motivo de preocupação suficiente, o estudo Randstad’s Workmonitor 2023 revelou que os profissionais não têm qualquer dificuldade em deixar um emprego que não consideram pessoal e profissionalmente gratificante, especialmente os colaboradores da geração Z (58 %) e da geração do milénio (54 %).Por conseguinte, os colaboradores que mostram sinais de presentismo podem muito bem ser os próximos que terá de substituir.

Felizmente, embora os custos diretos e indiretos associados à ausência e à desatenção sejam consideráveis, os empregadores que reagem para reduzir estes problemas colhem benefícios palpáveis. Isto é particularmente verdade para as pequenas e médias empresas que operam dentro de parâmetros apertados, em termos de pessoal e dinheiro. Esses benefícios incluem:

• redução das despesas relacionadas com o pessoal
• aumento da motivação da equipa
• maior produtividade

gestão do presentismo e do absentismo na sua empresa

Então, como pode resolver a situação das ausências não autorizadas e reduzir o presentismo no seu local de trabalho? A resposta — e um novo caminho para a produtividade — envolve planeamento antecipado, ouvir os colaboradores e proporcionar apoio. Confira as seguintes sugestões, categorizadas em função dos fatores motivadores.

problemas de saúde física e mental

• incentivar os funcionários doentes a recuperarem em casa: Quando colegas doentes ficam em casa, acabam por custar menos aos seus empregadores. Não infetam os colegas e não realizam tarefas de forma incorreta ou que requerem correção.
• proporcionar rastreio no local de trabalho, para doenças comuns: Programas de rastreio de diabetes ou cancro, ou de controlo da tensão arterial, em toda a empresa, podem ajudar a detetar problemas de saúde antes de se tornarem suficientemente graves para afetar a assiduidade dos colaboradores.

• oferecer programas de apoio profissional: Os colaboradores que recebem apoio para doenças crónicas tendem a sentir-se mais positivos e produtivos do que aqueles que não o recebem. Em resultado, tanto a assiduidade como a atenção melhoram.

   

ambiente de trabalho

• investir em gestores de qualidade: O Relatório «Estado do Local de Trabalho Global 2022» da Gallup revelou a existência de um fator comum a todas as cinco causas de esgotamento dos colaboradores — um mau chefe. De facto, um gerente abaixo do padrão pode arruinar todo um departamento, criando um ambiente propício ao absentismo e ao presentismo. Programas de aprendizagem e desenvolvimento que visam criar líderes de excelência podem melhorar significativamente o seu ambiente de trabalho.
• assumir uma posição firme em matéria de intimidação e assédio: Use inquéritos anónimos e entrevistas aos colaboradores que deixam a empresa para identificar os culpados no seu local de trabalho. De seguida, tenha uma ação rápida, começando com a formação e terminando com a demissão, se necessário.

• oferecer oportunidades de crescimento: Os colaboradores estão à procura de formas de crescer, e 30 % estão dispostos a mudar de emprego, se tal for necessário para acederem a oportunidades de progressão, de acordo com o relatório Randstad Workmonitor 2023. Além disso, a formação e o desenvolvimento podem ajudar a combater a falta de empenho, que contribui de forma significativa para a quiet quitting (demissão passiva) de um emprego. A melhoria das competências e a requalificação dos seus colaboradores atuais podem ajudar a melhorar o seu estado de espírito e fornecer-lhe o talento necessário para superar a escassez de mão de obra.

   

agendamento

• faça pesquisa sobre as possibilidades de trabalho híbrido e à distância: Nem todas as empresas ou departamentos podem oferecer apoio a funções virtuais. No entanto, oferecer aos colaboradores oportunidades de trabalho a partir de casa pode ajudar a resolver alguns tipos de absentismo. Além disso, 40 % dos profissionais entrevistados pela Randstad afirmam que a flexibilidade em relação ao local onde trabalham é fundamental para aceitarem um emprego. 
• horário de trabalho flexível: Juntamente com a flexibilidade quanto a onde trabalham, os colaboradores querem flexibilidade em relação a quando trabalham. Mudar para horários flexíveis ou para uma semana de trabalho de quatro dias permite que as pessoas tenham tempo para agendar compromissos e cuidar de membros da família.
• opções de acolhimento de crianças: Os pais que trabalham são significativamente beneficiados quando os seus empregadores oferecem opções de trabalho flexíveis. As modalidades de trabalho a partir de casa, as soluções de trabalho a tempo parcial ou a capacidade de definir os seus próprios horários ajudam a aumentar a produtividade entre os trabalhadores. O Cisco’s Global Hybrid Work Study 2022 (Estudo sobre o Trabalho Híbrido Global 2022 da Cisco, em tradução livre) revelou que o trabalho híbrido ajudou a equilibrar a vida pessoal e profissional dos trabalhadores, sendo a economia de tempo gasto nas deslocações um fator importante, bem como as interações desnecessárias no escritório.

como a Randstad pode ajudar

Num mundo onde a tecnologia é a rainha, por vezes as pessoas são deixadas para trás. E se pudesse aproveitar as vantagens da tecnologia sem perder o toque humano? Aqui, na Randstad, a nossa missão é apoiar as pessoas e ajudar as organizações e os seus trabalhadores a atingirem o seu potencial máximo. Combinamos o que há de mais moderno em matéria de tecnologia de recrutamento com um programa de contratação personalizado para cada um dos nossos clientes. 

A Randstad pode ajudá-lo a definir o absentismo no que diz respeito à forma como este se relaciona com a sua empresa e fornecer apoio em matéria de RH, desde uma programação flexível de turnos até uma equipa interna específica para avaliar a motivação e a produtividade dos colaboradores e criar programas de formação.

Acreditamos que, sem um contributo individualizado, ao longo do tempo as pessoas tornam-se menos produtivas. Recupere essa humanidade, e os colaboradores atuais voltam a sentir-se envolvidos com a sua empresa, quer estejam no local ou a trabalhar remotamente. Podemos ajudar, trabalhando de perto com o seu departamento de RH e fornecendo soluções para ajudar os gerentes a lidar com o absentismo e o presentismo de forma expedita.