6 dicas para promover a produtividade

O papel do departamento de recursos humanos expandiu-se nos últimos anos de forma a deixar de se limitar simplesmente à aplicação de políticas e procedimentos, ao recrutamento, contratação, onboarding, e gestão de recursos humanos. Os líderes de RH consideram agora que devem assegurar uma employer brand positiva, criar iniciativas que aumentem o engagement e a produtividade dos colaboradores, e estabelecer relações entre a empresa e os colaboradores para além do seu período de permanência na organização. Uma vez que os RH têm tanto a fazer, nem sempre é dada a máxima prioridade à melhoria do engagement e da produtividade dos trabalhadores.

Muitas vezes, os líderes de RH estão concentrados em atrair novos talentos, concebendo programas de bónus para manter a remuneração atualizada com as tendências atuais do mercado, e dando ênfase à formação e programas de recrutamento. Mas para além de atrair talentos, os departamentos de RH podem ajudar a manter os custos de recrutamento e contratação baixos, concentrando-se em manter os talentos atuais produtivos e em fornecer programas que incentivem tanto o crescimento pessoal como profissional.

Para que um plano sólido de produtividade possa funcionar, as empresas devem concentrar-se na concretização de objetivos futuros com estratégias que aumentem a produtividade global dos seus trabalhadores. Os RH podem torná-los mais felizes e mais produtivos, dando acesso a formação e a ambientes de trabalho agradáveis que ajudem a reter o talento.

dica de produtividade #1: conduza um inquérito aos trabalhadores

Primeiro, tente descobrir que obstáculos estão a impedir a produtividade através de um inquérito. Se ainda não tiver sistemas implementados, muitos programas online permitem criar inquéritos que podem ser enviados em massa.

Faça primeiro as perguntas óbvias:

1. Está feliz no trabalho? - Muitas vezes, esta não é uma pergunta que alguns empregadores se sentem à vontade a fazer, mas nunca se saberá se os seus trabalhadores estão satisfeitos se não perguntar. É um problema que pode ser facilmente retificado quando se tem as respostas. 
2. Compreende a evolução profissional na empresa e as promoções? - A maior parte dos trabalhadores permanecerá numa empresa quando estiver plenamente consciente da evolução profissional e de como obtê-la. Se receber respostas negativas sobre este assunto, os seus trabalhadores provavelmente não sabem como subir nas suas carreiras dentro da empresa.
3. Como classificaria o seu equilíbrio entre a vida profissional e a pessoal? - Para permanecer produtivo, um trabalho e uma vida familiar equilibrados são cruciais para os colaboradores. Se receber respostas negativas sobre esta questão, é altura de rever os fatores que possam estar a causar mais stress aos seus trabalhadores.

Outras questões poderiam incluir ajustes no escritório, como por exemplo:

• ambiente no escritório
• frequência de reuniões
• barulhos ou trabalhadores que distraem
• opções de trabalho flexível

Faça apenas as perguntas relevantes para as propostas da sua empresa. Porém, o objetivo geral é descobrir o que está a dificultar a produtividade dos trabalhadores e eliminá-lo.

dica de produtividade #2: adote opções de trabalho flexível

À medida que nos adaptamos ao novo normal pós-pandemia, muitos trabalhadores continuam a querer ter a oportunidade de trabalhar remotamente a longo prazo.  De facto, um inquérito da Prudential revelou que 42% dos trabalhadores planeiam começar a procurar emprego se a sua empresa terminar a sua política de trabalho à distância. Além disso, um estudo da Canva revelou que 50% dos trabalhadores dos EUA acreditam que trabalhar a partir de casa é mais produtivo, enquanto 52% querem um regime de trabalho flexível em casa em 2021 e 30% querem continuar a trabalhar a tempo inteiro a partir de casa indefinidamente.

Dependendo do cargo, os programas de trabalho flexível aumentam a produtividade dos trabalhadores, reduzindo o stress ambiental, permitindo uma melhor concentração, e suprimindo reuniões improvisadas.

As opções de trabalho flexível provaram produzir melhores resultados de produtividade, trabalhadores mais felizes, e custos reduzidos. Se ainda não dispõem de opções de trabalho flexível, comece já a planear, tendo o cuidado de evitar opções flexíveis, que conduzam a uma menor produtividade e perda de compromisso individual. Ao considerar um programa de trabalho flexível na sua organização, algumas das melhores práticas incluem:

• criar um plano com políticas e procedimentos claramente definidos
• configurar sistemas de comunicação para manter contacto com trabalhadores à distância - para além do email
• formar managers e team leaders para manter os trabalhadores remotos responsáveis
• começar com um programa piloto
• reavaliar o programa todos os anos, ou mais frequentemente, para fazer ajustes

dica de produtividade #3: fazer um inventário do ambiente físico

Muitas organizações estão a transitar para o trabalho em escritório - a tempo inteiro ou numa base híbrida - após mais de dois anos de trabalho remoto devido à pandemia, e é importante assegurar que o ambiente de escritório esteja criado para impulsionar a produtividade.

Se descobrir que o ambiente de escritório é possivelmente o culpado da fraca produtividade, há muitas maneiras de corrigir esta questão. Por exemplo, uma queixa comum entre os trabalhadores é a má iluminação. Demasiada ou pouca luz pode causar tensão ocular. Além disso, uma iluminação artificial dura pode provocar enxaquecas em algumas pessoas.

Se a iluminação está a causar desconforto aos seus trabalhadores, encontre formas de proporcionar uma opção de iluminação mais natural. Se possível, destape janelas ou procure persianas que possam ser ajustadas para deixar entrar mais, ou menos luz. Se os seus escritórios não tiverem janelas suficientes, mude os tipos de luzes que utiliza - retire as lâmpadas e as fontes de luz que criam uma luz branca dura para aqueles que simulam a iluminação natural. Melhorar a saúde dos olhos e reduzir o esforço ocular e as dores de cabeça irá melhorar a produtividade global.

Para além da luz, o nível de ruído e a temperatura também desempenham papéis-chave na produtividade dos funcionários. Um estudo descobriu que temperaturas inferiores a 20º C resultam numa queda de 50% na produtividade e num aumento dos erros em 44%. A temperatura ideal para o pico de desempenho dos trabalhadores é de 22º C. Manter os trabalhadores confortáveis aumentará a probabilidade de estes quererem permanecer no escritório.

A recente tendência para a existência de escritórios abertos encoraja o trabalho de equipa e a colaboração. Também aumenta o nível global de ruído e impacta a concentração e a produtividade. Mantenha o ambiente de trabalho de equipa aberto, ao mesmo tempo que reduz os níveis de ruído, recordando aos colaboradores que devem ser atenciosos e estabelecendo uma cultura de trabalho que inclua:

• levar longas conversas telefónicas para longe do local onde as pessoas estão a trabalhar
• manter uma voz baixa durante as conversas nas áreas de trabalho
• mover longas conversas para espaços de reunião designados
• mostrar civismo ao caminhar pelo escritório com outros
• realizar reuniões planeadas em salas de conferência

dica de produtividade #4: atualizar tecnologia e ferramentas 

Se tiver conseguido atrair os melhores talentos e mantido um staff de trabalhadores de topo, ferramentas e tecnologia ultrapassadas podem comprometer gravemente a produtividade e criar frustração entre os seus melhores trabalhadores. Uma vez que a tecnologia está a crescer significativamente todos os anos, é importante atualizar continuamente as ferramentas necessárias para manter os processos empresariais a funcionar sem problemas.

Orçamentos limitados impedem os trabalhadores de se destacar e inovar. Mesmo que tenha sido capaz de atrair talento no passado, ter ferramentas abaixo dos padrões tornará mais difícil reter esses trabalhadores e atrair os melhores candidatos no futuro.

Para além de abrandar a produtividade, o software e hardware mais antigos são mais suscetíveis a vírus e hackers, resultando em custos elevados a remediar. Algumas ideias para melhorar a tecnologia, incluem:

• rever o orçamento da empresa para decidir quais as áreas que requerem atualizações imediatas de ferramentas e software
• estabelecer um plano de transição de software/hardware para atualizar os equipamentos por grupos
• preparar materiais de formação e reservar tempo para pôr os colaboradores a par das ferramentas tecnológicas recentemente adquiridas
• monitorizar o sucesso da tecnologia recentemente implementada e executar atualizações frequentes de software/hardware

dica de produtividade #5: oferecer desenvolvimento de carreira e recursos de formação

Um inquérito recente da Monster revelou que 95% dos trabalhadores dos EUA estão a planear procurar novo trabalho este ano, no que está a ser chamado de "Grande Demissão". Não só os trabalhadores são provavelmente menos produtivos se estiverem concentrados em encontrar o seu próximo papel fora da sua organização, mas quando perde trabalhadores valiosos, terá de gastar tempo e recursos no recrutamento e formação de novos membros da equipa.

Porque é que tantos trabalhadores estão à procura de fazer movimentos na carreira? Um inquérito recente da Prudential Financial revelou que dos trabalhadores que planeiam deixar os seus empregos este ano, 72% dizem que a pandemia os levou a repensar as suas competências e 80% estão preocupados com o crescimento da sua carreira. Para responder a esta preocupação, a sua organização pode oferecer desenvolvimento de carreira e recursos de formação de competências para assegurar que as competências dos trabalhadores permanecem relevantes e que estes têm oportunidades de crescer internamente na sua organização.

De acordo com o recente inquérito global "Skilling Today" da Randstad Risesmart, apenas 9% dos líderes de RH indicaram que tinham plena confiança de que os trabalhadores tomavam as melhores decisões e atingiam os objetivos de formação por conta própria. Para apoiar uma qualificação eficaz dos trabalhadores, é importante oferecer uma combinação de tecnologia, como o acesso a cursos online e dados do mercado de trabalho, e orientação pessoal de especialistas de carreira - o que pode ser possível através de uma parceria com o fornecedor certo de mobilidade profissional. Com os dados certos, os colaboradores podem ter acesso a informações do mercado de trabalho sobre funções, salário, procura no mercado, perspetivas de emprego, competências necessárias e profissões relacionadas. Munidos destes dados, podem estar um passo mais perto de selecionar cursos de qualificação relevantes com base nos seus objetivos de carreira.

O acesso a um vasto leque de perceções do mercado de trabalho e a oportunidades de formação profissional disponíveis pode ser desgastante para qualquer trabalhador. Em vez de se tratarem da qualificação por si próprios, os trabalhadores podem beneficiar de orientação especializada e humana ao longo de todo o percurso. Por exemplo, um coach de carreira pode ajudar um trabalhador a dar sentido aos dados e avaliações do mercado de trabalho para determinar quais as competências a construir e quais os cursos a seguir. Com esta abordagem, os trabalhadores têm mais probabilidades de atingir os seus objetivos e de colmatar eficazmente as lacunas de competências - promovendo tanto a produtividade na sua organização como a empregabilidade a longo prazo dos indivíduos.

dica de produtividade #6: apoiar a criatividade e a inovação

Embora seja importante estabelecer orientações, objetivos e expetativas para os trabalhadores, é igualmente importante dar espaço à flexibilidade, inovação e criatividade. Limitar a criatividade e inovação em prol de fazer as coisas como sempre foram feitas ou à "maneira da empresa X" é a melhor forma de matar a produtividade e o engagement dos trabalhadores.

Quando se permite que os colaboradores sejam criativos nos seus empregos, eles são capazes de produzir mais e potencialmente aumentar as vendas ou reduzir os custos. Como é que isto é feito? Através de formação e incentivos adequados que estimulam a criatividade e encorajam a inovação. Ao rever áreas específicas da sua empresa, pode criar os programas necessários para cultivar uma cultura criativa e inovadora dos trabalhadores.

Embora seja verdade que a limitação da criatividade pode dificultar a produção, permitir demasiada inovação e criatividade sem qualquer orientação pode também levar a uma produção mínima.

Os trabalhadores, embora necessitem de expressar criatividade e inovação, continuam a necessitar de orientações. Demasiada criatividade pode resultar em caos e falta de orientação que, em última análise, leva a uma paragem da produção. Em vez disso, maximizar a produtividade, incorporando também regras ou diretrizes para os indivíduos criativos seguirem, tais como:

• estabelecer linhas de comunicação com a autoridade apropriada, tornando claro quais os trabalhadores que se reportam a quem
• dar aos trabalhadores o controlo dos seus projetos, mas manter orientações firmes, objetivos, prazos e timelines
• dar algum poder sobre a tomada de decisões aos colaboradores para obter o seu contributo e utilizar as suas sugestões quando apropriado

uma dica bónus

Uma das formas de as organizações poderem melhorar a produtividade dos trabalhadores é provando que se preocupam com eles, não importando onde se encontrem no ciclo de emprego - incluindo quando deixam a empresa. Ao proporcionar subsídios adequados quando alguém em despedido, incluindo serviços de transição de carreira, os empregadores podem fazer a coisa certa, ao mesmo tempo que poupam a si próprios múltiplas consequências negativas associadas à reestruturação da força de trabalho. Os trabalhadores que se mantêm estão sensibilizados para a forma como o seu empregador trata os trabalhadores que saem da empresa. Quando os colaboradores veem a organização a dar aos seus amigos e colegas o apoio de que necessitam para a transição de um novo emprego, tendem a deixar de se preocupar com o futuro e a voltar a concentrar-se no cumprimento dos objetivos empresariais.