A programação de turnos é, sem dúvida, um dos aspetos mais difíceis da gestão de profissionais. Entre chamadas inesperadas, dias de baixa e folgas programadas, pode ser difícil garantir que todos os turnos são cobertos com pessoal suficiente para gerir os níveis de produtividade e manter a conformidade.
Em muitos casos, os gestores de operações continuam a utilizar folhas de cálculo Excel para gerir o processo de programação de turnos, o que pode ser extremamente complicado e moroso. Para além disso, as chamadas de última hora exigem que os gestores percam tempo precioso a telefonar, enviar mensagens de texto ou e-mails aos profissionais à procura de um substituto qualificado.
o software de planeamento dos horários de profissionais pode ajudá-lo a simplificar o processo de programação de turnos e a melhorar os resultados globais.
Estes obstáculos são ainda mais prevalecentes para os empregadores que dependem de um grande número de profissionais contingentes, tais como empresas de fabrico e logística. Uma vez que esta dependência é ainda mais generalizada hoje em dia, considerando a contínua escassez de talentos, um maior número de organizações está a depender de profissionais temporários para ajudar a satisfazer as suas necessidades. Isto, por sua vez, está a colocar uma pressão acrescida sobre os gestores para cumprirem os objectivos de produção.
Se isto lhe parece familiar, o software de planeamento do horário de trabalho dos profissionais pode ajudá-lo a simplificar o processo de programação de turnos e a melhorar os resultados gerais.
o que é um software de planeamento de horários dos profissionais?
O software de gestão de horários dos profissionais automatiza o processo de criação e gestão de horários por turnos de acordo com regras e parâmetros definidos pela organização. O software de gestão de horários pode ajudá-lo a criar horários de trabalho, acompanhar as horas de trabalho, gerir trocas de turnos, controlar os custos laborais, conciliar folhas de horas e melhorar a comunicação com os seus profissionais. Além disso, isto pode ser feito em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer dispositivo.
As ferramentas de agendamento de profissionais baseadas em IA, como a ORQUEST e a Kronos, também podem ajudar a prever as necessidades de talento com as mudanças de estação e a criar horários otimizados para os profissionais por turnos.
os benefícios da utilização de software de programação de horários
O planeamento do horário dos profissionais oferece uma variedade de grandes benefícios, tais como:
poupa tempo
Ao simplificar o processo de planeamento de recursos humanos, os gestores podem completar as programações de turnos numa fração de tempo. A utilização de software para recursos humanos também facilita a realização de ajustes devido a chamadas inesperadas e o controlo das folgas programadas. Com este software instalado, os gestores podem dedicar mais tempo a outros elementos do planeamento de recursos humanos.
melhora a comunicação
Ao utilizar um software de planeamento de recursos humanos, os gestores têm acesso à plataforma a partir de qualquer dispositivo, incluindo computadores portáteis, tablets e smartphones. Assim, quer estejam a trabalhar no escritório ou no terreno, podem facilmente ver e modificar os horários em tempo real. Este fator, por sua vez, melhora a comunicação entre os gestores e os profissionais contingentes.
minimiza erros
Para além de poupar tempo e melhorar a comunicação, o software de planeamento de recursos humanos também minimiza o risco de erros. O software controla automaticamente as horas dos profissionais e as folgas pagas para evitar horas extraordinárias não planeadas. Também pode alertar os gestores se um profissional for escalado para a função errada ou não tiver as qualificações necessárias.
saiba mais sobre a Randstad Relevate fazendo o download do nosso case study
download do estudo de casorelevate schedule
O relevate schedule da Randstad é a solução de programação de turnos e gestão de profissionais online concebida para empregadores que contratam um grande volume de profissionais contingentes. Através do relevate schedule, tem acesso instantâneo 24 horas por dia, 7 dias por semana, para visualizar, planear e agendar os seus profissionais contingentes, ajudando-o a permitir uma rápida implementação e agilidade da força de trabalho.
A nossa solução de programação de turnos não é um produto autónomo, mas sim uma ferramenta especializada que faz parte dos nossos Serviços Inhouse da Randstad. Como parte deste serviço, a sua organização tem acesso a um especialista dedicado no local que pode tratar de muitas das tarefas diárias de gestão de uma grande força de trabalho contingente, tais como recrutamento, formação e planeamento de turnos. No entanto, como uma solução personalizada, apenas utilizamos o relevate schedule quando é relevante e capaz de acrescentar valor ao cliente.
Isto significa que o seu consultor pode implementar e gerir a ferramenta relevate schedule e tomar conta de todo o processo de planeamento de recursos humanos. Em essência, a sua empresa pode colher os frutos da utilização das nossas soluções de planeamento digital sem aumentar a sua carga de trabalho. Em vez disso, os gestores terão acesso instantâneo para ver e acompanhar os horários dos profissionais a partir de qualquer dispositivo e em qualquer local. É esta combinação única de "tech and touch" que faz com que as nossas soluções de planeamento de turnos se destaquem e proporcionem maior valor aos empregadores.
como é que o relevate schedule funciona?
Uma grande vantagem da nossa solução relevate schedule é a simplicidade do processo. O seguinte processo de seis passos assegura que a nossa ferramenta de planeamento é implementada corretamente e acrescenta valor imediato à sua empresa.
1. criar o grupo ideal de profissionais contingentes
Naturalmente, o primeiro passo do processo é desenvolver um grupo de talentos de profissionais qualificados. Durante este processo, o seu consultor no local dedicará algum tempo a compreender melhor as necessidades de contratação específicas da sua empresa, incluindo o número de profissionais necessários, bem como os tipos de competências e qualificações necessárias para cada função.
Nesta altura, o consultor pesquisará cuidadosamente na nossa vasta rede de talentos pré-selecionados para criar um conjunto de profissionais que satisfaçam os critérios definidos. Se os candidatos adequados não estiverem disponíveis na nossa base de dados, iremos procurá-los e recrutá-los para si. Com esta reserva de talentos, a sua empresa terá a capacidade de aumentar ou diminuir o número de profissionais necessários para um determinado turno, de modo a satisfazer as flutuações da procura de produção e a ter em conta as ausências inesperadas e planeadas.
2. integração dos profissionais temporários na aplicação
Assim que existir um grupo de talentos pré-selecionados para a sua empresa, o seu consultor irá certificar-se de que todos os profissionais fazem o download da nossa aplicação de agendamento para os seus telemóveis. Além disso, o seu especialista no local fornecerá a formação adequada para garantir que cada profissional sabe como utilizar todos os aspetos da nossa aplicação de agendamento, tais como aceitar ou recusar turnos, definir a sua disponibilidade e solicitar alterações aos seus turnos, se necessário. O seu consultor também se certificará de que todos os profissionais compreendem como funciona o processo de notificação e como visualizar os seus horários de trabalho online.
3. integração de gestores
Embora o seu consultor o ajude a gerir o processo de programação de turnos e a comunicação contínua com os seus profissionais, os gestores da empresa também terão de aprender a utilizar a plataforma de programação de turnos. O seu consultor dedicará algum tempo a formar os seus gestores. Durante este processo, os gestores aprenderão a ver os horários e as informações dos profissionais, a garantir que os turnos são preenchidos adequadamente e a fornecer feedback conforme necessário.
4. programação de turnos
Com os gestores e profissionais totalmente treinados sobre como utilizar a aplicação relevate schedule, o planeamento de recursos humanos pode começar. O seu consultor agendará os profissionais temporários com base nas necessidades específicas da sua organização e na disponibilidade dos profissionais.
À medida que surge a necessidade de profissionais temporários, o seu consultor publicará os turnos abertos na aplicação de planeamento, bem como designará quantos profissionais são necessários para cada turno. O seu consultor também pode limitar os profissionais que podem inscrever-se para as posições disponíveis com base em competências ou qualificações específicas. Este passo garante que os profissionais certos são atribuídos à função certa.
5. notificações
Assim que o seu consultor publicar um turno disponível na aplicação, todos os profissionais qualificados do seu grupo de talentos receberão uma notificação instantânea no seu smartphone ou noutro dispositivo móvel. Nesta altura, os profissionais podem aceitar ou recusar um determinado turno. Quando um turno publicado é preenchido, é fechado e nenhum outro profissional pode inscrever-se para esse turno específico. Os profissionais também recebem notificações de todas as comunicações, quer se trate de uma mensagem de grupo para todos os profissionais ou de uma mensagem individual.
Esta notificação instantânea mantém todos os profissionais atualizados e permite que um turno seja preenchido o mais rapidamente possível, sem necessidade de enviar mensagens de texto, telefonar ou enviar mensagens de correio eletrónico.
6. gestão contínua da pool de talentos
O consultor também utiliza a plataforma para controlar o conjunto de profissionais temporários, de modo a garantir que a sua organização tem sempre acesso ao nível de profissionais necessário para cumprir os objetivos de produção. Por exemplo, uma vez que os profissionais podem utilizar a aplicação para atualizar a sua disponibilidade, o consultor tem acesso a estes dados em tempo real. Além disso, o consultor pode utilizar o feedback dos gestores para determinar quais os profissionais que continuam a ser adequados para a sua empresa.
A nossa aplicação de agendamento também proporciona total transparência, permitindo que os seus gestores visualizem facilmente o conjunto de talentos de profissionais da empresa e acompanhem os horários dos turnos em tempo real. Mais de 1.500 clientes em 15 mercados diferentes já estão a utilizar o nosso relevate schedule para preencher 120.000 turnos por semana.
