gerir os seus recursos humanos: está a controlar os seus custos indirectos?

Manter os custos sob controlo é uma prioridade fundamental para a maioria dos responsáveis pelas pelo  departamento de compras (procurement). Quer se trate da aquisição de matérias-primas, da prestação de serviços ao cliente ou da gestão dos custos de mão de obra, os seus principais objectivos são manter a qualidade e, ao mesmo tempo, manter os custos tão baixos quanto possível. Quando se trata de gerir os recursos humanos, isto não é fácil, especialmente tendo em conta o atual mercado de trabalho exigente e os custos crescentes.

Por exemplo, tentar controlar os custos de recrutamento pode ser difícil. Estes custos podem ser divididos em duas categorias principais: custos directos e custos indirectos. Embora os custos directos sejam mais fáceis de qualificar e controlar, os custos indirectos não podem ser ignorados. Para obter uma imagem clara dos gastos totais com recursos humanos, é vital que compreenda a diferença entre os custos directos e indirectos do recrutamento.

Este artigo explica esta diferença para o ajudar a calcular com precisão os gastos totais com recursos humanos.

custos indirectos vs custos directos

Nas empresas, os custos directos representam despesas que podem ser diretamente associadas à produção de bens ou à prestação de serviços. Isto pode incluir matérias-primas, equipamento e fornecimentos. No que diz respeito aos recursos humanos, os custos directos são aqueles que podem ser diretamente associados à gestão dos seus profissionais.

Os custos directos são geralmente mais fáceis de identificar, o que torna a orçamentação destas despesas menos complicada. Normalmente, estes custos são contabilizados no orçamento geral da empresa. No entanto, os custos directos associados à gestão dos recursos humanos podem ser variáveis, o que significa que estes custos podem mudar com base em várias condições de negócio.

Por outro lado, os custos indirectos são as despesas que são mais difíceis de associar à produção ou à gestão dos recursos humanos. De facto, estes custos passam muitas vezes despercebidos e, por isso, os líderes empresariais podem não os planear com precisão. A não contabilização dos custos indirectos da gestão dos recursos humanos pode causar estragos no orçamento da empresa e afetar os seus resultados.

exemplos de custos directos

Seguem-se vários exemplos dos custos directos mais comuns enfrentados pelos empregadores. Estes exemplos podem ajudá-lo a compreender melhor como estas despesas podem afetar os seus gastos com a gestão dos recursos humanos.

custos diretos de mão de obra

Os custos directos de mão de obra mais comuns que as organizações enfrentam são os salários e os benefícios. Isto inclui salários, tanto regulares como horas extraordinárias, bónus planeados e benefícios, tais como cuidados de saúde e outros subsídios. Os salários e benefícios dos seus profissionais em geral estão frequentemente ligados à produção de bens ou à prestação de serviços. São os salários da equipa de RH, dos gestores de contratação e dos formadores que também podem ser associados às despesas de gestão dos recursos humanos. É necessário ter em conta os dois tipos de remuneração ao calcular as despesas globais com recursos humanos.

Uma vez que os salários e as regalias sociais constituem uma grande parte do seu orçamento, esta é frequentemente uma área em que a gestão de custos é uma necessidade. Por um lado, é necessário manter salários competitivos para poder reter e adquirir os talentos necessários para satisfazer as exigências de produção e fazer crescer a sua empresa. Por outro lado, taxas de remuneração demasiado elevadas podem prejudicar os resultados da sua organização.

Por isso, é imperativo definir ofertas de remuneração otimizadas para os profissionais. A utilização de informações sobre talentos e de análises salariais para compreender melhor o que os profissionais actuais pretendem e como os seus salários se comparam com os padrões da indústria pode ajudá-lo a criar os pacotes salariais e de benefícios mais adequados.

tecnologia de gestão de recursos humanos

A tecnologia inovadora atual pode ajudar a simplificar muitos aspectos do processo de recrutamento e gestão de recursos humanos. Por exemplo, as plataformas ATS (Applicant Tracking System) tornam a filtragem das candidaturas mais rápida e eficiente, enquanto o software de planeamento de horários garante que cada turno é preenchido com os profissionais certos.

Embora esta tecnologia possa melhorar significativamente a eficiência e os resultados dos recursos humanos, a aquisição e a utilização deste software também estão sujeitas a uma taxa. Uma vez que estes custos são facilmente controláveis e estão diretamente relacionados com os esforços de gestão dos recursos humanos, incluem-se na categoria de custos directos.

taxas de recrutamento

Estudos demonstram que os custos directos de recrutamento podem atingir entre três a quatro vezes o salário do cargo. Quando se multiplica este valor pelo número de novas contratações por ano, é fácil ver como os custos de recrutamento podem aumentar rapidamente.

Embora algumas tarefas de recrutamento se enquadrem na categoria de custos indirectos, como a formação e a integração, muitas outras despesas estão mais diretamente relacionadas com os recursos humanos. Por exemplo, a publicidade a vagas de emprego é um custo direto. Isto inclui a publicação em vários painéis de emprego, a atualização da página web de carreiras da empresa e o contacto com potenciais candidatos através das redes sociais.

Atrair potenciais candidatos é apenas o primeiro passo do processo de recrutamento. Também incorre em vários custos directos durante o processo de seleção, como a triagem de currículos, a realização de entrevistas, a realização de avaliações pré-contratação e a verificação de referências.

Quando se trabalha com uma empresa de soluções de RH como a Randstad, esta pode tratar de muitos dos custos de recrutamento por si, tais como a publicação em websites de emprego, a seleção de candidatos e as entrevistas. Em vez de contabilizar estes custos directos individualmente, os honorários da sua agência cobrirão estas despesas e facilitarão o cálculo dos seus recursos humanos relacionados com os custos de recrutamento.

exemplos de custos indirectos

Embora os custos indirectos possam não ser tão fáceis de prever como as despesas directas, continua a ser importante controlar estas despesas e reconhecer o seu impacto na força de trabalho em geral. Eis alguns dos custos indirectos mais comuns relacionados com a gestão dos recursos humanos.

absentismo e rotatividade

Uma taxa de absentismo elevada representa um encargo financeiro substancial para uma empresa. Quando as pessoas não estão disponíveis para fazer o trabalho que precisa de ser feito, tem de optar por pagar para trazer pessoal adicional a curto prazo, pedir aos seus trabalhadores para fazerem horas extraordinárias ou reafectar os profissionais que já tem. Enquanto as duas primeiras opções podem ter um impacto direto no seu custo de mão de obra, a última pode resultar em perda de produtividade, uma vez que as pessoas são retiradas do seu trabalho normal e podem não ter as competências adequadas para fazer o trabalho em questão.

Em última análise, os elevados níveis de absentismo podem aumentar o esgotamento dos profissionais, reduzir a eficiência do local de trabalho e resultar em taxas de rotatividade mais elevadas.

Existem custos e desvantagens semelhantes associados a uma elevada rotação do pessoal. Se o número de pessoas que saem for insustentavelmente elevado, o empregador terá de gastar muito tempo, dinheiro e energia no recrutamento para colmatar as lacunas nos recursos humanos. Para além das implicações financeiras óbvias, esta situação pode causar perturbações no local de trabalho e prejudicar a moral.

Os custos associados ao absentismo e à rotatividade podem ser minimizados através de uma abordagem comprovada e eficaz ao recrutamento. Seguir os processos estabelecidos para garantir que adquire as pessoas certas aumentará as hipóteses de os novos contratados terem uma relação de trabalho saudável e feliz com a sua organização. Por sua vez, isto pode ajudar a sua organização a reduzir as taxas de absentismo e de rotatividade.

tempos de preenchimento prolongados

O tempo excessivo gasto a preencher vagas é outro bom exemplo de um custo indireto dos recursos humanos que pode ser facilmente ignorado. Quanto mais tempo dedicar à contratação, menos tempo poderá dedicar à sua atividade principal, para gerar receitas e aumentar a rentabilidade.

Uma das coisas mais importantes que pode fazer para otimizar o desempenho nesta frente é estabelecer métricas relevantes e indicadores-chave de desempenho. O acompanhamento dos dados correctos pode ajudá-lo a identificar ineficiências no seu processo de recrutamento e a desenvolver estratégias para melhorar os resultados da contratação. Por exemplo, trabalhar com uma empresa de soluções de RH pode acelerar o processo de contratação, fornecendo acesso direto a uma rede de candidatos pré-seleccionados.

A realização de uma análise das lacunas de competências pode ajudá-lo a antecipar as suas necessidades de recrutamento. Esta análise aprofundada permite-lhe avaliar as actuais necessidades de competências da empresa e prever as suas potenciais necessidades futuras. Com esta informação, pode desenvolver uma estratégia multifacetada para identificar os candidatos que melhor correspondem às suas necessidades actuais e futuras e criar um programa de desenvolvimento dos empregados para equipar os seus profissionais actuais com as competências necessárias.

formação e integração

O processo de recrutamento não termina quando tiver concluído as suas avaliações, selecionado os candidatos escolhidos e estes tiverem aceitado uma oferta de emprego da sua parte. Para obter os melhores resultados do seu pessoal, tem de o apoiar à medida que se familiarizam com as suas novas funções e se instalam na organização.

É possível que este processo inclua alguma formação informal ou orientação por parte de outros funcionários. Embora isto possa dar um contributo vital para que os novos contratados se familiarizem e se tornem produtivos, pode não ser visto como um custo óbvio do recrutamento, apesar de estar a ocupar tempo e a afetar a produtividade de outros membros do pessoal.

Além disso, terá de considerar os custos adicionais envolvidos na certificação de pessoas para determinadas competências e na intensificação temporária das medidas de controlo de qualidade, bem como o potencial de redução da produtividade de toda a equipa.

O acolhimento e a integração são outras áreas em que pode obter vantagens vitais com a tecnologia mais recente e o apoio de especialistas. As ferramentas modernas podem ajudá-lo a adotar uma abordagem integrada a tudo, desde a publicidade às funções, até à integração. Com o parceiro de soluções de RH adequado, pode encontrar as tecnologias e os processos mais eficazes para obter os melhores resultados nestas áreas.

 perda de produtividade

Como líder de uma empresa, não há dúvida de que manter os níveis máximos de produtividade é uma prioridade máxima. Infelizmente, existem vários fatores que podem ter um impacto negativo na produção, tais como falhas de equipamento, elevados níveis de absentismo, rotatividade frequente e lacunas de competências internas. Quando estes problemas abrandam a produtividade, pode ser frustrante para os seus gestores e supervisores, bem como para os seus profissionais.

Também pode ser bastante dispendioso. Sempre que a sua linha de produção pára, tem de encerrar as operações mais cedo ou fechar um turno, isso custa dinheiro à sua empresa. Estes custos podem não ser fáceis de controlar, mas a perda de produtividade pode ter um impacto significativo nos gastos totais com recursos humanos.

Por exemplo, se uma fábrica efetuar um turno sem condutores de empilhadores suficientemente qualificados, a sua força laboral não pode funcionar com o máximo desempenho. Embora a organização tenha de pagar quase os mesmos custos de mão de obra direta para executar o turno, a produção será menor. Por sua vez, isto leva a uma perda imprevista para a empresa.

É importante ter em conta estes custos indirectos e criar estratégias de contratação, formação e programação que possam minimizar o impacto da perda de produtividade no orçamento da empresa.

tempo despendido na gestão de profissionais contingentes

As atuais flutuações do mercado e as exigências sazonais estão a incentivar cada vez mais empregadores a depender de profissionais contingentes. Estudos prevêem que, até 2025, os profissionais contingentes representarão entre 35% e 40% dos recursos humanos a nível global. A utilização destes profissionais temporários permite-lhe aumentar ou diminuir os recursos humanos da sua organização para satisfazer as actuais exigências de produção. Esta estratégia pode ajudá-lo a reduzir os custos de mão de obra, mantendo apenas a força de trabalho necessária para cumprir os objectivos de produção.

Embora os custos de mão de obra relacionados com os trabalhadores contingentes se enquadrem na categoria de custos directos, o tempo e os recursos que utiliza para gerir estes profissionais não o fazem. Dependendo da dimensão e do âmbito dos recursos humanos, os custos administrativos relacionados com a sua gestão podem ser substanciais.

Tal como os seus trabalhadores permanentes, o pessoal contingente deve receber uma formação alargada para garantir o cumprimento das normas de segurança e qualidade. A programação dos turnos é outra tarefa que consome muito tempo e que pode afetar os seus recursos humanos. Tem de se certificar de que cada turno está totalmente preenchido, e tem de ter profissionais com as competências e qualificações corretas ao serviço. Caso contrário, arrisca-se a limitar as taxas de produtividade, segurança e qualidade.

Com os Serviços Inhouse da Randstad, as nossas equipas podem tratar do processo de gestão de recursos humanos contingentes por si. Oferecemos soluções completas, mas permitimos que a sua organização determine exatamente quais os serviços que pretende que a nossa equipa trate e quais as tarefas que pretende manter internamente. Esta estratégia pode facilitar o controlo dos custos relacionados com profissionais contingentes ou temporários.

Esta é uma versão atualizada de um artigo originalmente publicado em 10 de novembro de 2021.