erros comuns que as empresas cometem no planeamento de recursos humanos.

Apesar da intensa escassez de talentos e do crescente défice de competências, 38% das organizações afirmam não ter tempo nem recursos financeiros para investir no planeamento estratégico de recursos humanos. Muitas destas empresas afirmaram que os investimentos na satisfação das necessidades actuais de pessoal eram a sua principal prioridade. Infelizmente para estas empresas, a falta de um processo de planeamento de recursos humanos pode tornar muito difícil a criação de uma força de trabalho adequada para o futuro.

Embora seja verdade que o planeamento de recursos humanos requer um empenho financeiro e de tempo por parte da empresa, a realidade é que os empregadores de hoje terão dificuldade em manter-se competitivos na sua indústria sem um plano estratégico.

O que é o planeamento de recursos humanos e como pode beneficiar a sua empresa? Em termos básicos, o planeamento de recursos humanos é o processo de avaliação das actuais capacidades de talento da empresa, de previsão das futuras necessidades de recursos humanos da empresa, de identificação de lacunas que precisam de ser colmatadas e de criação de um plano de ação para colmatar essas lacunas com monitorização e ajustamento consistentes.

Quando feito corretamente, o planeamento de recursos humanos não só pode poupar dinheiro à sua empresa, como também pode melhorar a eficiência operacional, estimular o crescimento do negócio e colmatar as lacunas de competências na sua empresa. No entanto, há alguns erros que as empresas cometem frequentemente ao criar uma estratégia de planeamento de recursos humanos que podem prejudicar a sua eficácia.

6 erros mais comuns no planeamento de recursos humanos

Para ajudar a sua empresa a evitar qualquer tipo de desafios desnecessários, criámos uma lista de alguns dos erros mais comuns que as empresas cometem quando desenvolvem uma estratégia de planeamento de recursos humanos.

1. falta de alinhamento com a estratégia da empresa

Um dos maiores erros que muitos empregadores cometem é tratar o planeamento de recursos humanos como uma estratégia autónoma que é gerida apenas pelo departamento de RH.

Em vez disso, é fundamental que a sua estratégia de planeamento de recursos humanos funcione em alinhamento com as metas e objectivos gerais da empresa. Por exemplo, onde é que a sua empresa quer crescer nos próximos 3 anos, que novos produtos vão ser lançados num futuro próximo e em que mercados é que a sua empresa quer expandir-se.  Só através deste alinhamento é que a sua organização pode desenvolver uma estratégia eficaz para construir uma força de trabalho que inclua as competências e capacidades específicas de que a sua empresa necessita atualmente e no futuro. 

Além disso, a sua empresa pode reduzir o risco de desperdício de talentos e melhorar os resultados, assegurando que o planeamento de recursos humanos funciona em alinhamento com as estratégias empresariais globais da empresa.

2. falta de adesão dos quadros superiores

Nunca é demais referir que o planeamento de recursos humanos só funciona com a adesão dos quadros superiores. 

Infelizmente, garantir a adesão dos executivos pode parecer uma batalha difícil para muitas equipas de RH. Afinal de contas, muitas organizações de todos os sectores estão a lidar com restrições orçamentais significativas enquanto trabalham para recuperar da pandemia global. Além disso, muitos executivos podem hesitar em investir em estratégias de planeamento a longo prazo quando ainda estão a lidar com a atual escassez de talentos.

É importante que as equipas de RH compreendam estas preocupações da liderança sénior e se concentrem no valor que um planeamento de recursos humanos adequado pode trazer à empresa. O benefício óbvio é que o planeamento de recursos humanos pode ajudar a empresa a construir uma força de trabalho para o futuro, garantindo que adquire o talento, as competências e as capacidades de que necessita. No entanto, este é apenas um dos benefícios do planeamento de recursos humanos. Também pode ajudar a reduzir os custos de contratação, aumentar as taxas de retenção, melhorar a eficiência empresarial, estimular o crescimento empresarial e, mais importante ainda, permitir que a sua empresa se mantenha competitiva, uma vez que a procura de profissionais qualificados continua a intensificar-se.

Em última análise, a liderança sénior tem de compreender que simplesmente não se pode dar ao luxo de ignorar a realização de um investimento no planeamento de recursos humanos neste momento.

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3. não ter um processo estruturado em vigor

Muitos empregadores investem, erradamente, apenas no planeamento operacional dos recursos humanos. Embora esta técnica de planeamento a curto prazo possa ajudar a empresa a satisfazer as exigências diárias da força de trabalho, pouco faz para preparar a empresa para o futuro. Para tirar o máximo partido dos seus esforços de planeamento, é importante definir um processo claro a nível operacional e estratégico.

Tal como acontece com a maioria das estratégias a longo prazo, o planeamento estratégico de recursos humanos requer uma abordagem proactiva e bem estruturada. Por exemplo, a sua empresa deve criar uma equipa de planeamento que possa reunir-se continuamente numa base mensal, trimestral ou semestral. Também deve ser determinado desde o início quem fará parte da equipa de planeamento, bem como as suas funções e responsabilidades específicas. Além disso, deve seguir um processo contínuo, passo a passo, que permita à equipa comparar os conjuntos de competências atuais com as necessidades futuras de recursos humanos para construir um plano de ação sólido.

Sem uma estratégia estruturada de planeamento de recursos humanos, é provável que o seu plano se desfaça antes de ter tempo para proporcionar qualquer tipo de benefícios reais à empresa. Mesmo que um plano não estruturado se mantenha em vigor, pode não produzir os resultados específicos de que a sua empresa necessita. Além disso, pode não se aperceber das deficiências até ser demasiado tarde

4. ausência de colaboração interfuncional

A colaboração é um elemento-chave do planeamento de recursos humanos. Tal como referido anteriormente, um plano gerido apenas pelo departamento de RH limitará o seu nível de eficácia e poderá não funcionar em consonância com os objetivos gerais da empresa. Em vez disso, é necessário desenvolver uma equipa de planeamento em que a colaboração interfuncional seja uma prioridade máxima.

Esta equipa deve incluir, mas não se limitar a, os seguintes membros:

• equipa de RH: É obrigatório ter um membro do departamento de RH como parte da equipa de planeamento. Afinal de contas, este departamento é responsável pelos esforços de recrutamento e gestão da força de trabalho da empresa. Só faz sentido que desempenhem um papel vital no planeamento de recursos humanos. De facto, os profissionais de RH assumem muitas vezes a liderança na gestão da equipa de planeamento e, normalmente, desenvolvem e implementam programas de formação e desenvolvimento na empresa.
• liderança sénior: É igualmente importante ter pelo menos um líder sénior como parte da equipa de planeamento de recursos humanos. Estes líderes têm uma visão completa dos objetivos da empresa e podem garantir que a estratégia de planeamento de recursos humanos se mantém alinhada com as estratégias globais da empresa. Além disso, este líder sénior pode funcionar como elo de ligação entre a equipa de planificação e os executivos da empresa para garantir que todos têm conhecimento do plano e para assegurar uma adesão contínua dos executivos.
• líderes financeiros: Uma vez que o planeamento de recursos humanos requer um investimento contínuo por parte da empresa, é vital ter um membro do departamento financeiro na equipa de planeamento. Este membro pode ajudar a equipa de planeamento a compreender as restrições financeiras que a empresa enfrenta e fornecer uma visão realista do tipo de investimento que a empresa pode fazer em termos de planeamento de recursos humanos nos próximos três, cinco ou 10 anos.
• managers e supervisores: Seria difícil, se não impossível, desenvolver uma estratégia para a criação de uma força de trabalho para o futuro sem as opiniões dos seus managers e supervisores. Estes líderes da empresa têm conhecimento direto das competências necessárias no dia a dia, bem como de quaisquer competências atuais ou lacunas de talento que afetam a produção. Além disso, estes profissionais podem funcionar como um elo de ligação entre a equipa de planeamento e os talentos.
• departamento de TI: Dependendo das competências dos outros membros da equipa de planeamento de recursos humanos, pode ser necessário incluir um membro do departamento de TI. Este membro será responsável pela recolha de dados valiosos sobre os profissionais, bem como pela transformação desses dados num formato de fácil leitura para a equipa utilizar na tomada de decisões vitais sobre o planeamento de recursos humanos.

5. falta de comunicação

Não é raro que uma empresa dedique tempo a criar uma equipa de planeamento de recursos humanos e a desenvolver uma estratégia para avançar, mas mesmo assim não consiga pôr esse plano em ação. A realidade é que uma coisa é desenvolver uma estratégia de planeamento de recursos humanos, outra coisa é transformar esta estratégia num plano acionável que gere resultados. É aqui que a comunicação se torna fundamental. 

Por exemplo, se a equipa de planeamento não conseguir comunicar os seus objetivos gerais, planos e marcos à equipa executiva, pode não conseguir assegurar uma adesão contínua da empresa. Ou, se a equipa de planeamento não for clara ou não conseguir comunicar claramente certos aspetos do plano, como a formação dos talentos e as oportunidades de progressão, a todos os profissionais, estes esforços podem também revelar-se ineficazes.

É importante que a equipa de planeamento de recursos humanos discuta os métodos de comunicação no início do processo. Um membro da equipa pode ser responsável por todas as comunicações dentro da empresa, ou a sua equipa pode colaborar para determinar as melhores ferramentas de comunicação a utilizar para cada aspeto da estratégia de planeamento.

Por exemplo, o departamento de RH pode ser responsável pelo desenvolvimento de um programa de formação dos profissionais e por iniciar a comunicação com eles sobre os pormenores do programa. Os supervisores e gestores, por outro lado, devem ter contacto direto com os profissionais para encorajar várias oportunidades de formação. Certifique-se de que equipa e dá formação aos seus gestores para facilitarem estas conversas com as suas equipas. 

6. incapacidade de utilizar tecnologia e dados

Estudos mostram que apenas um em cada três profissionais de RH acredita que é eficaz na utilização de tecnologia e dados no processo de planeamento de recursos humanos. Infelizmente, este é um número reduzido, tendo em conta que a tecnologia e os dados certos podem ajudar a simplificar o processo de planeamento de recursos humanos e a obter melhores resultados.

Uma área em particular em que os dados desempenham um papel crucial é a previsão. O planeamento de recursos humanos tem tudo a ver com o desenvolvimento do talento e das competências certas para o local e o momento certos. Seria extremamente difícil para a sua equipa de planeamento fazer previsões futuras precisas sem a utilização de tecnologia e recolha de dados. 

A boa notícia é que a maioria dos empregadores já está a recolher uma grande quantidade de dados relacionados com os profissionais. O truque é saber como aproveitar esses dados para fornecer um valor real à equipa. Recomenda-se a inclusão de um membro do departamento de TI na equipa de planeamento de recursos humanos. Este membro não só terá conhecimento em primeira mão dos tipos de tecnologia já disponíveis na empresa que podem ajudar a simplificar o processo de planeamento, como também saberá que tipo de dados estão atualmente a ser recolhidos e armazenados pela empresa.

Por exemplo, os dados recolhidos através do software de gestão de recursos humanos podem fornecer informações sobre as competências atuais da empresa, identificar lacunas de competências, localizar vagas por preencher e prever as necessidades futuras dos profissionais. O software de relações com os profissionais, por outro lado, pode ser uma ferramenta eficaz para partilhar informações sobre formação e oportunidades de desenvolvimento de carreira na empresa. 

Para obter um pequeno guia que pode utilizar como referência para criar um processo sólido de planeamento de recursos humanos, faça o download do nosso guia das melhores práticas de planeamento de recursos humanos hoje mesmo.