Planeamento estratégico de RH: redução de custos sem despedimentos

Encontrar as pessoas certas com as competências certas é um objetivo digno de qualquer gestor de RH.

Com flutuações económicas e conflitos globais a afetar a procura, adaptar as equipas torna-se essencial para o sucesso organizacional e redução de custos.

Despedir e recontratar profissionais conforme necessário é uma solução impraticável, na melhor das hipóteses, com repercussões negativas ao longo do tempo. Em vez disso, desenvolva equipas de trabalho ágeis, criando planos estratégicos de RH de longo e curto prazo para ajudar a apoiar os objetivos da empresa.

5 ações de planeamento estratégico dos RH para redução de custos

Em termos simples, o planeamento estratégico das equipas de trabalho é uma estratégia ou um plano elaborado antecipadamente relativamente aos seus trabalhadores e às suas competências. Este plano deve complementar as metas e objetivos da sua organização e deve ter em conta fatores externos, como a procura dos clientes e a economia.

Antecipar as necessidades da equipa garante o número certo de profissionais: trabalhadores a mais aumentam custos, a menos dificultam cumprir quotas de produção. O objetivo é conseguir o número certo, e isso é uma gestão eficaz do volume de talentos.

Os despedimentos súbitos e o congelamento das contratações não são a solução para uma mudança na procura do mercado. Porquê? Porque o deixam sem saída quando o mercado inevitavelmente muda de novo. Além disso, estas ações prejudicam a sua marca de empregador.

O planeamento estratégico de RH, pelo contrário, fornece soluções a longo prazo que consideram tanto a gestão dos trabalhadores como as finanças da empresa. Ajuda a criar uma equipa de trabalho ágil, capaz de responder a exigências crescentes, lidar com novas tecnologias e colmatar lacunas de competências.

É também a melhor forma de responder às flutuações económicas e não com ações impulsivas. As ações abaixo podem ajudá-lo a criar um planeamento estratégico de RH na sua organização.

1 - Avalie as atuais necessidades de profissionais

É sempre necessário um ponto de partida antes de se poder avançar. Para iniciar o planeamento da equipa de trabalho, é necessária informação. Por exemplo, deve saber quantos cargos ou funções são necessários para que a sua empresa funcione com êxito. Quantos trabalhadores são necessários para preencher esses cargos? Que competências são necessárias?

Para encontrar as respostas às perguntas acima e a outras perguntas necessárias, é necessário analisar exaustivamente a sua equipa de trabalho atual e a sua organização.

Talvez seja útil começar do ponto de vista da empresa. Dessa forma, não é influenciado pelos atuais níveis de trabalhadores.

• Determinar que funções são necessárias para um desempenho ótimo. É possível criar categorias, tais como quadros superiores e intermédios, trabalhadores da produção, trabalhadores de TI e de escritório.
• Considerar quantos trabalhadores são necessários para que cada função seja desempenhada com êxito.

Agora é altura de trabalhar com os números atuais dos seus trabalhadores.

• Indicar o número de trabalhadores e as suas funções na organização.
• Identificar as competências pretendidas. Um inventário detalhado de competências é útil para efeitos de formação cruzada e oportunidades de expansão da empresa.
• Analisar os dados dos trabalhadores, incluindo as horas trabalhadas, a produtividade, os rácios de rotação e os tipos de absenteísmo.

Agora, compare os dois conjuntos de informações. Poderá ficar surpreendido com o que vai encontrar. Algumas áreas podem estar com falta de trabalhadores, enquanto outras têm demasiados trabalhadores improdutivos. Pode descobrir que um departamento tem um desempenho acima da média com menos pessoas do que pensava ser necessário. Depois de analisar os resultados, destaque as funções, competências ou trabalhadores específicos essenciais para a continuidade do negócio.

2 - Alinhe o planeamento da equipa de trabalho com os objetivos da empresa

Antes de criar um plano, a liderança e os RH devem alinhar objetivos de curto e longo prazo, garantindo o número certo de trabalhadores para futuras expansões.

Além disso, considere as decisões relacionadas com as operações comerciais, tais como o desejo de digitalizar ou aumentar a utilização da tecnologia ou da automatização.

Depois de compreender completamente os objetivos futuros, pode dar prioridade às funções e competências chave necessárias para responder a essas preocupações. 

Pode também identificar os indivíduos que são essenciais para atingir os objetivos empresariais. Se necessário, poderá ter de reestruturar a sua equipa de trabalho para garantir um equilíbrio contínuo entre a produtividade dos trabalhadores e a procura do mercado.

Considere a possibilidade de requalificar ou melhorar as competências dos trabalhadores para preencher futuras lacunas. A promoção de profissionais atuais permite-lhe tirar partido de trabalhadores com elevado desempenho, proporcionando-lhe um trabalhador já avaliado e fiável numa função crítica.

Se as flutuações económicas estão a fazer com que a gestão de topo reduza a atividade, identifique formas de manter os atuais trabalhadores ativos. Avalie a formação cruzada de trabalhadores em diferentes funções ou permita uma maior flexibilidade de horários.

3 - Desenvolva estratégias de retenção de talentos

Durante as recessões económicas, é fácil pensar em reduzir os trabalhadores. No entanto, como vimos acima com Schiphol, isso pode levar a dificuldades a longo prazo e à perda de receitas.

A perda de um ou mais trabalhadores-chave ou de competências críticas pode rapidamente fazer descarrilar as tentativas de recuperação. E pode descobrir que a recontratação de profissionais para substituir os que perdeu pode custar mais do que o que poupou. Encontrar formas de reter os melhores talentos é essencial, tal como manter as equipas de apoio fiéis.

Os períodos de baixa procura no mercado proporcionam oportunidades de formação e desenvolvimento. Esta estratégia permite-lhe permitir que os trabalhadores avancem imediatamente quando a procura aumentar, dotados de novas competências e conhecimentos, e se envolvam mais na empresa.

A sua avaliação da equipa de trabalho e o alinhamento de objetivos já concluídos podem ajudar a determinar onde se deve concentrar. Por exemplo, para garantir que está a formar e a desenvolver as competências certas e os trabalhadores certos:

• utilize a sua análise de equipas de trabalho para determinar quais os trabalhadores com maior potencial na sua organização.
• consultar os objetivos comerciais a curto e a longo prazo para identificar as necessidades futuras em matéria de RH.
• rever o inventário de competências para detetar carências.

4 - Adote regimes de trabalho flexíveis

Uma equipa de trabalho ágil pode poupar dinheiro em custos operacionais e melhorar a moral dos trabalhadores. Explore formas de incorporar mais flexibilidade no local de trabalho. Uma vez que nem todos os cargos são propícios ao trabalho remoto, encontre outras formas de oferecer maior flexibilidade aos trabalhadores

Considere horários flexíveis, partilha de trabalho, semana de quatro dias ou modelo híbrido para motivar trabalhadores sem aumentar salários. 

As modalidades de trabalho flexíveis também podem reduzir os custos operacionais, tais como limpeza, serviços públicos, segurança e equipamento de escritório.

A partilha de trabalho e horários flexíveis aumentam a lealdade e empenho, permitindo que os trabalhadores conciliem a vida pessoal.

A empresa beneficia do facto de ter dois trabalhadores experientes com a mesma formação para a mesma função. Pode mesmo programar uma sobreposição de horários caso a procura do mercado volte subitamente ao normal. Algumas pessoas que partilham o trabalho podem estar dispostas a renunciar aos benefícios para usufruir de uma maior flexibilidade.

Independentemente da forma como optar por reestruturar o seu ambiente de trabalho, o componente essencial é a comunicação constante.

Os trabalhadores remotos precisam de se sentir tão ligados como os trabalhadores internos. Continuam a ser parte integrante da equipa de trabalho e devem ser informados dos desafios, económicos e outros. Além disso, é necessário proporcionar igualdade de oportunidades aos trabalhadores à distância para participarem em ações de formação e desenvolvimento e candidatarem-se a promoções.

5 - Tire partido da tecnologia para obter eficiência

A McKinsey descobriu que ferramentas digitais e analíticas reduzem custos em 5%, superando os 2% dos métodos tradicionais, como cortes de pessoal. As empresas resilientes descobriram que a tecnologia, quando utilizada corretamente, pode melhorar consideravelmente a eficiência.

Os trabalhadores libertados de tarefas manuais repetitivas podem ser reatribuídos a outras funções, que proporcionam mais espaço para a iniciativa e o envolvimento. As poupanças tecnológicas podem ir desde a redução de erros até ao aumento da produtividade. A utilização de máquinas para atividades repetitivas ou extenuantes pode evitar lesões nos trabalhadores e perdas de tempo. A videoconferência e os locais de trabalho partilhados ajudam a garantir a colaboração entre os trabalhadores remotos e os trabalhadores no local.

Antes de investir em tecnologia, avalie as poupanças líquidas considerando custos iniciais, formação, atualizações e o impacto na produtividade.

Uma economia volátil exige um planeamento estratégico de RH

Quando se trata de incerteza económica, é necessária uma estratégia que vá para além do imediato. Um estilo de gestão reativo pode deixá-lo atrás dos seus concorrentes. Prepare-se para as oscilações do mercado, para baixo e para cima, criando um plano que cubra cada cenário.

Tomar decisões baseadas na informação requer dados sobre os seus trabalhadores, as suas competências e os objetivos a curto e longo prazo da sua empresa. Armado com um plano e apoiado por dados autênticos, pode criar uma equipa de trabalho ágil que se adapta conforme necessário, eliminando a necessidade de despedimentos.

A sua empresa depende dos seus colaboradores para ser bem-sucedida. Como profissional de RH, pode reforçar a sua organização melhorando a gestão das pessoas. Um plano estratégico eficaz da equipa de trabalho é vital para o sucesso a longo prazo e para a sobrevivência a curto prazo.