eficiência e melhoria contínua

“Shared services” ou serviços partilhados é um conceito que não é novo em Portugal mas que muitas vezes não é compreendido. Sabemos que Portugal é atrativo para este modelo mas afinal do que se trata? Shared service, como o próprio nome indica é uma estratégia operacional que centraliza as funções administrativas de uma empresa que antes eram efectuadas em diferentes localizações ou por diferentes divisões.

Exemplos de serviços que podem ser efectuados incluem a área finaceira, as compras/supply chain, payroll/recursos humanos e tecnologias de informação. Os três principais componentes destes centros são: pessoas, processos e tecnologia. Um triângulo interdependente para a eficiência deste modelo.

As vantagens da criação dos “shared services” são várias; com seja a standardização de processos e boas práticas que resulta numa redução de custos e maior eficiência operacional; maior investimento na tecnologia para a automatização de processos; criação de uma economia de escala; monitorização da satisfação do cliente interno entre outros.

A forma de aplicar este modelo pode ser diferente:

Modelo 1 – “shared service” global, onde uma empresa deslocaliza para uma região várias áreas de actuação/funções.

Modelo 2 – “shared service” por região, ou até país; este modelo é muito utilizado por empresas que pretendem ter centros especializados numa determinada função/área e por isso existe a criação de centros em várias localizações.

Modelo 3 – “shared service” pelo negócio ou segmento da empresa.

A utilização deste modelo de organização e a forma como vai ser implementado depende da estrutura da empresa e da estratégia da mesma em termos globais assim como a localização, atracção e retenção de talentos, processos de melhoria contínua...

Nos últimos anos, vários grupos multinacionais têm investido em Portugal reconhecendo a atratividade do nosso país para a implementação destes modelos, devido à nossa capacidade de resposta nos três vetores: pessoas, tecnologia e processos. Se quisermos isolar o que nos torna mais atrativos podemos mesmo destacar:

-  qualidade das infraestruturas (físicas e de comunicações);

- mão-de-obra qualificada e competitiva;

- facilidade de aprendizagem de idiomas estrangeiros;

- clima;

- segurança.

As empresas multinacionais devem ter em consideração a criação de um “shared service center” como parte integrante da sua estratégia de crescimento e melhoria contínua. A decisão de externalização vai permitir que a empresa se foque no seu negócio e veja os seus processos optimizados, ganhando eficiência.