Comunicação eficaz: 10 passos para a assegurar e qual a sua importância

O que é ter uma comunicação eficaz?

Comunicação eficaz é expressar uma ideia de forma clara e ser entendido sem interferências, mal-entendidos ou efeitos negativos de uma mensagem mal transmitida.

Importância da comunicação no trabalho

A comunicação no ambiente de trabalho é essencial para o sucesso de qualquer organização. Quando feita corretamente, assegura que as informações sejam partilhadas eficientemente, garantindo que todos os membros da equipa estejam alinhados com os objetivos e procedimentos da empresa.  

Uma comunicação clara e eficaz minimiza mal-entendidos e erros, facilita a colaboração entre colegas e departamentos, e aumenta a satisfação dos colaboradores. Além disso, competências comunicativas sólidas são cruciais para a gestão de conflitos e para negociações em situações complexas, contribuindo para um ambiente mais harmonioso e produtivo.  

Assim, investir em boas práticas de comunicação pode resultar em maior eficiência operacional, inovação e sucesso competitivo no mercado.

10 princípios da comunicação eficaz e assertiva

Uma comunicação eficaz é essencial para uma carreira bem-sucedida. Há características que todos os grandes comunicadores têm, que os profissionais com aspirações de liderança podem, e devem, pôr em prática.

Segundo Mike Myatt, especialista em liderança, ser um grande comunicador e líder exige aplicar os dez princípios que destacou para a Forbes:

1. Ter uma mente aberta

A rigidez de uma mente fechada é o fator mais limitador de novas oportunidades. Um líder enriquece as suas ideias ao debater com quem discorda, não para os convencer, mas para compreender a sua argumentação. Assim, esteja aberto ao diálogo com quem o confronta e desafia. O mais importante não é a opinião em si, mas a abertura e vontade para debater, de mente aberta, e aprender.

2. Saber ouvir

Todos os grandes líderes sabem quando falar e quando ficar calados.Repetir uma mensagem não substitui uma conversa. Ouvir, aceitar perspetivas e explicar divergências cativa mais do que insistir até à exaustão.

A melhor forma de comunicar desenvolve-se num diálogo e não num monólogo. Se estiver a fazer uma palestra, os outros podem apreender novas ideias e conceitos, mas quem a protagoniza não está a aumentar o seu conhecimento. E a sua mensagem vai ganhar mais força se ouvir o outro.

3. Ler nas entrelinhas

Qualquer grande líder tem de ser muito hábil na capacidade de ler o que não foi dito.

Na era da comunicação instantânea, refletir antes de falar e perceber além do discurso pode diferenciá-lo e torná-lo um comunicador extraordinário. Manter os olhos e os ouvidos abertos e a “boca” fechada, vai aumentar a sua consciência sobre os temas.

4. Manter o foco nos outros

 Grandes comunicadores aprendem, alinham expectativas e inspiram à ação. Focar-se nos interesses dos outros facilita transmitir a mensagem e atingir os seus objetivos. Ouvir ativamente e adaptar a abordagem ao público torna a comunicação ainda mais eficaz.

5. Substituir o ego pela empatia

Ser franco na sua comunicação, com empatia e zelo, ao invés de mostrar arrogância, orgulho e um ego desproporcionado, vai trazer resultados imediatos à sua comunicação.

Uma imagem demasiado trabalhada e elaborada vai retirar autenticidade à sua mensagem. Se for transparente e empático, vai conseguir transformar dúvida em confiança.

6. Evitar discursos ambíguos

Um discurso transparente, vai conseguir transformar dúvida em confiança. Quando um líder é digno de confiança, as pessoas tendem a defender a sua causa, algo que dificilmente fariam por uma pessoa que percecionem como pouco íntegra. Mas não se pode pedir confiança; confiança conquista-se com as ações certas.

7. Ser específico

No seguimento do ponto anterior, para evitar um discurso que pode ter várias interpretações, o melhor é ser específico. Aprenda a comunicar com clareza. Um discurso simples e conciso é sempre melhor do que um discurso complicado e confuso.

É importante aprender a ser diretos, evitando rodeios que distraiam e dispersem a atenção antes de chegar ao ponto essencial. Tempo é dinheiro, e nunca como atualmente o tempo foi um bem tão escasso, por isso elimine o supérfluo. Concentre-se na mensagem central e faça valer cada palavra.

8. Personalizar

Para que a sua mensagem seja eficaz, garanta que é compreendida como pretende, apostando numa comunicação mais pessoal e menos corporativa. Quanto mais envolvente for a comunicação interna, mais eficaz e persuasiva será.

Costuma dizer-se que “às pessoas não interessa o quanto você sabe, se elas não souberem o quanto você se importa.”

Sem relações significativas, não perceberá o que os outros pensam até ser tarde demais para agir.

9. Estar informado

Seja especialista nos assuntos sobre os quais fala. Domine os temas. Se não demonstrar experiência no tema, não vai ser ouvido, muito menos levado a sério. As pessoas procuram e valorizam quem lhes acrescente valor. 

Certamente que já ouviu a afirmação que “mais importante do que o que se diz, é como se diz”, mas não descure o conteúdo. Os bons comunicadores preocupam-se tanto como o “que” quanto com o “como”, não fazendo sobrepor a forma à substância.

10. Falar para grupos como se fosse para uma só pessoa

Saber como trabalhar uma sala cheia de pessoas e estabelecer credibilidade e confiança são chaves para interações bem-sucedidas.

Os líderes devem comunicar de forma próxima, seja para 10 ou 10 mil pessoas, como se falassem diretamente com cada um.

Além destes princípios, é importante saber o que fazer quando a sua mensagem não se adapta ao público. Se a sua experiência, empatia ou clareza não têm o efeito desejado, pode precisar de adaptar a mensagem, na hora. Ou seja, tenha sempre um “plano de contingência”.