avaliar e aperfeiçoar: como melhorar o processo de onboarding.

O processo de integração para novas contratações é uma atividade comercial essencial - sem uma integração adequada, os novos trabalhadores demoram mais tempo a tornar-se produtivos e é mais provável que abandonem a empresa mais cedo.

É por isso que não deve encarar a integração como uma iniciativa pontual de RH. Para criar verdadeiramente uma base sólida de sucesso para as novas contratações, o processo tem de crescer e evoluir ao longo do tempo, à medida que as necessidades da sua empresa mudam.

Neste artigo, abordaremos algumas das melhores práticas de onboarding para melhorar o seu processo e garantir que cada nova contratação tem um onboarding melhor do que a anterior.

identificar as suas métricas de integração - e começar a medi-las

É sempre necessária uma forma fiável de medir o sucesso quando se tenta melhorar algo, e o onboarding não é exceção. Quando decidir começar a melhorar ativamente o seu processo, meça estas estatísticas de onboarding - não precisa de quaisquer ferramentas ou conhecimentos especializados para começar, e estas estatísticas darão uma ideia de quão acolhedor e eficaz é o seu onboarding:

• rotatividade de trabalhadores recém-contratados - A maioria dos profissionais de RH experientes pode confirmar que uma grande parte da rotatividade de trabalhadores ocorre no primeiro ano. Estudos e inquéritos têm chegado a resultados diferentes, mas a maioria situa a taxa de rotatividade dos recém-contratados entre 30 e 50 por cento. Em certos setores ou funções, a maior parte da rotatividade pode mesmo ocorrer no primeiro mês.

  As elevadas taxas de rotatividade dos talentos nem sempre são causadas por uma má integração - um colaborador pode passar por um ótimo processo de integração, mas optar por deixar a empresa por razões pessoais. No entanto, uma integração que não faz com que o novo contratado se sinta bem-vindo e confiante na sua nova função é suscetível de contribuir para uma rotatividade mais precoce.
  
  Mantenha-se atento à taxa de rotatividade de todas as suas novas contratações durante o primeiro ano e tente dividir os números por departamento, função ou diretor. Isto ajudá-lo-á a identificar os pontos fracos da integração em toda a organização. 

• envolvimento dos trabalhadores - O envolvimento pode ser difícil de medir, mas existem alguns indicadores. Altas taxas de absentísmo, declínios no desempenho ou na produção, ou a queda das pontuações nos inquéritos de satisfação dos trabalhadores podem ser causados por níveis decrescentes de envolvimento dos trabalhadores. Os níveis de envolvimento dos trabalhadores devem ser medidos em toda a equipa de trabalho, especialmente quando a percentagem de trabalhadores que planeia mudar de emprego nos próximos 6 meses está a aumentar (de acordo com o Randstad Employer Brand Report 2024). Mas se o envolvimento estiver a ser afetado entre as suas novas contratações, a culpa pode ser de problemas no processo de integração.

• satisfação com o processo de integração - Obviamente, também pode medir a satisfação com o processo de integração perguntando diretamente aos novos contratados. Esta é a forma mais direta de avaliar a qualidade do seu processo de onboarding! No entanto, nem sempre é garantido que os resultados sejam exactos, especialmente se as respostas não forem anónimas. Utilize estes resultados diretos juntamente com as outras métricas de onboarding para obter uma imagem completa da qualidade do seu processo.

perguntar aos talentos num inquérito sobre a integração de colaboradores recém-contratados

Independentemente do tamanho da sua organização, um pequeno inquérito sobre a integração de colaboradores é simples de configurar e fornece informações imbatíveis. Lembre-se destas dicas para manter seus resultados precisos:

• Manter o inquérito tão consistente quanto possível - É inevitável alterar ligeiramente o inquérito ao longo do tempo, à medida que o processo de onboarding evolui. Por exemplo, os trabalhadores remotos têm expectativas de integração diferentes das dos trabalhadores no local. No entanto, deve procurar fazer as mesmas perguntas a cada nova contratação e enviar o inquérito ao mesmo tempo, por exemplo, cinco semanas após o início da atividade. Desta forma, é possível comparar de forma fiável os resultados ao longo do tempo e obter uma melhor imagem de como as alterações ao seu processo de onboarding estão a funcionar.
   
• Pense cuidadosamente nas perguntas do inquérito de integração de novos colaboradores - É difícil criar perguntas do inquérito de integração para novas contratações que forneçam resultados exactos. Para obter o melhor equilíbrio entre respostas comparáveis e informações pessoais, misture perguntas fechadas e abertas. Por exemplo, pedir aos novos contratados que classifiquem a sua satisfação geral com a integração numa escala de 1 a 10, mas também pedir-lhes que enumerem os pontos altos da sua primeira semana de trabalho.
   
• Considere o formato do inquérito - O inquérito de integração é importante e é uma excelente oportunidade para obter feedback, mas ninguém quer perder tempo a preencher um inquérito complexo com centenas de perguntas. Tente mantê-lo curto, limitando-se aos aspectos mais importantes, ou misture-o, substituindo o seu único inquérito de onboarding por vários pequenos inquéritos de pulso, enviados ao longo do processo de onboarding. Com apenas algumas perguntas em cada um, estes pequenos inquéritos permitem-lhe adaptar as suas perguntas a cada fase do processo de onboarding e podem revelar os seus pontos fracos.

partilhe o feedback e comunique os seus sucessos na integração

Embora os membros da equipa de toda a empresa devam estar envolvidos no onboarding, o departamento de RH é o proprietário do processo. No entanto, isso não significa que as informações sobre a eficácia da integração devam ser mantidas nos RH. Para começar realmente a melhorar o processo, o feedback tem de ser dado aos gestores e colegas com quem os novos contratados passam a maior parte do tempo de integração a interagir. 

• Assegurar que os gestores estão conscientes da importância do onboarding - Um processo de onboarding bem construído e normalizado pode aumentar a produtividade dos novos contratados em 62% e a retenção em 50%, conforme relatado na Harvard Business Review - por isso, os gestores que se consideram demasiado ocupados para se envolverem realmente no processo de onboarding devem compreender a importância comercial de introduzir corretamente as novas contratações.
   
• Partilhe as suas melhorias - Assim que começar a acompanhar as métricas de integração dos novos colaboradores, poderá ver quando estas melhoram - por exemplo, quando as taxas de retenção começam a aumentar. Não parta do princípio de que o resto da organização se aperceberá disso. Em vez disso, trabalhe para o partilhar ativamente através dos seus canais de comunicação. Cada melhoria no processo de onboarding terá efeitos diretos no seu resultado final.
   
• Tomar medidas concretas para resolver problemas - Ao acompanhar o sucesso da sua integração, monitorize os departamentos e gestores que parecem apresentar as métricas de desempenho mais baixo e trabalhe para melhorar as coisas. O ditado "as pessoas abandonam as chefias, não as empresas" é muito utilizado, mas pode ter algum fundo de verdade - um inquérito da empresa de consultoria de gestão DDI revelou que mais de metade dos inquiridos tinha abandonado pelo menos um emprego por causa de uma chefia. Os seus esforços para recolher informações de novas contratações sobre a realidade do seu processo de onboarding serão desperdiçados se não as utilizar quando trabalhar com os líderes que estão a aceitar novos colaboradores.

controlar o seu processo de onboarding, do início ao fim

Se está na fase em que pretende começar a melhorar o seu onboarding, poderá ser altura de rever todo o processo, do início ao fim. Para começar, faça o download da nossa lista de verificação de integração - fornece uma estrutura básica para as primeiras semanas e meses de um novo contratado na empresa e ajuda-o a lembrar-se de todas as etapas vitais no seu caminho para uma melhor integração.

Clique abaixo para fazer o download em formato Excel e sinta-se à vontade para o ajustar e desenvolver à medida que o seu processo de onboarding evolui.