office manager

A dimensão e o tipo de empresa determinarão as tuas responsabilidades como office manager. Numa pequena empresa, serás tu próprio a gerir a maioria dos trabalhos, enquanto que, numa grande empresa, supervisionarás o trabalho de uma equipa. Se fores responsável por uma equipa, a tua função é motivá-la e encorajá-la a melhorar a sua produtividade e qualidade de trabalho.

O tempo é fundamental para o sucesso de uma empresa. A necessidade de gestores de escritório tem crescido por isso mesmo. Os empresários contratam um gerente de escritório para assegurarem que completam as suas tarefas de escritório a tempo. Qualquer empresa de construção que permita aos clientes visitar a sua localização requer um office manager para ajudar no serviço de atendimento ao cliente. Uma empresa com muitos empregados contratará também um gerente de escritório para lidar com as questões e preocupações dos funcionários.

Queres saber mais sobre as funções quotidianas de um office manager? Lê a nossa descrição das funções de um office manager.

• planeamento: A principal responsabilidade de um office manager é planear de forma a que tudo no escritório funcione sem problemas. Como gestor de empresa, é da tua responsabilidade estabelecer uma estrutura de funções necessária para cumprir os objetivos do teu empregador. Depois de teres descoberto quais são os objetivos do teu empregador, terás de conceber uma estratégia para o ajudar a atingi-los.
• recrutamento de pessoal: O pessoal é uma parte do teu trabalho se fores um office manager executivo. Como gestor de escritório, trabalharás com o departamento de recursos humanos para ajudares nas promoções, remunerações, recrutamento de pessoal e na reforma dos funcionários. Se trabalhares numa pequena empresa, poderás ser tu mesmo o responsável pelo recrutamento de pessoal.
• motivar os demais: Como office manager, liderarás e dirigirás a tua equipa para atingirem os objetivos da empresa. Assim, é essencial motivá-los para que tenham um melhor desempenho e façam um trabalho de qualidade. Podes ajudar a melhorar a moral da tua equipa motivando-os, o que os ajudará a serem mais produtivos. Para encorajares a tua equipa, podes utilizar tanto a motivação externa como a motivação pessoal.
• comunicação com o staff: A comunicação eficaz é um fator fundamental que qualquer office manager deveria ter para gerir um departamento de sucesso. Como office manager, deves comunicar com o teu pessoal e informá-lo das suas responsabilidades. Será melhor se também aprenderes formas eficazes de comunicar com os teus chefes, para que possas compreender as necessidades da empresa.
• organização de recursos: Como office manager, é da tua responsabilidade organizar recursos, planear e trabalhar em conjunto para alcançar os teus objetivos. Para assegurares que um projeto funciona sem problemas, deves gerir recursos e delegar tarefas a indivíduos qualificados.
• colaborar com a equipa de TI: Trabalhar num escritório moderno significa lidar com a tecnologia em quase todos os aspetos do teu trabalho. Para assegurares o bom funcionamento das tuas operações diárias, terás de utilizar vários programas informáticos, incluindo folhas de cálculo, e-mails e bases de dados. É fundamental receberes formação em tecnologia digital, tais como videoconferências e reuniões Zoom. Para assistência técnica, o gestor do escritório deve também colaborar com a equipa de TI.
• gestão de páginas de negócios sociais
• manutenção de registos: Quando se trata do sucesso de uma empresa, a manutenção de registos é crucial. Como resultado, qualquer empresa requer um office manager para ajudar no registo das despesas de escritório. É também da tua responsabilidade gerir o orçamento e assegurar que cada moeda beneficia a empresa, utilizando o registo.
• resposta a reclamações: Os clientes podem ter um problema com um produto ou serviço que a empresa oferece. Como gerente de escritório, é da tua responsabilidade resolver o problema e, se necessário, compensar os clientes. Para além dos clientes, muitos empregados queixam-se das suas horas extraordinárias ou de outros problemas no trabalho. É da tua responsabilidade assegurar que estes problemas sejam resolvidos.

Passas a maior parte do teu tempo como gerente de escritório num gabinete. O teu empregador determina o tipo e o tamanho do escritório que podes esperar. Na maioria dos casos, um office manager terá o seu próprio escritório. No entanto, um plano de escritório aberto exigirá que partilhes o espaço com uma equipa em algumas empresas. Alguns gestores de escritório trabalham à distância, mas ainda haverá alturas em que terás de trabalhar no escritório.

Um gerente de escritório trabalha em média 35-40 horas por semana. No entanto, se tiveres muito trabalho para fazer, terás de passar mais tempo no escritório para cumprires os prazos. Também dedicarás mais tempo a assistir a reuniões que possam ser benéficas para a empresa. Nos dias de semana, é muito provável que trabalhes durante o dia. Se a tua empresa funcionar durante longos períodos, necessitará dos teus serviços durante a noite, feriados e fins-de-semana. Na maioria das empresas, se trabalhares horas extra no escritório, elas vão ser compensadas com o pagamento de horas extraordinárias.

Trabalhar como assistente de escritório virtual permite-te trabalhar com uma variedade de empresas. É simples maximizares os seus ganhos desta forma porque tens a opção de trabalhar para o maior número de empregadores possível. Como assistente virtual, crias um escritório para ti, quer alugando ou trabalhando a partir de casa. Terás de agendar o tempo que passas a trabalhar para os teus clientes se utilizares a assistência virtual.

Como office manager, irás interagir com vários departamentos e poderás aprender novas competências com eles. Desta forma, terás a oportunidade de avançar na tua carreira, aprendendo novas competências. Se trabalhares para uma pequena empresa, poderás ganhar experiência e candidatar-te a uma posição mais significativa numa empresa em grande escala. Uma vez que estás exposto à gestão de uma empresa, poderás querer considerar acrescentar mais responsabilidades ao teu emprego atual ou iniciar o teu próprio negócio. Além disso, à medida que a tua experiência e conhecimentos crescerem, o teu salário também aumentará.

Embora dependa do setor onde trabalhas, podes contar trabalhar em estreita proximidade com os gerentes de recursos humanos e os profissionais de TI. Terás também contacto com muitos dos funcionários da empresa e os cargos de chefia, uma vez que estabeleces a comunicação entre eles.

Embora possas obter um emprego de gestão de escritório com qualquer curso, desde que tenhas experiência de escritório, a maioria dos empregadores prefere os seguintes cursos:

• gestão de recursos humanos
• gestão
• gestão/administração de empresas
• informática e gestão da informação

É simples tratar das queixas dos clientes e explicar detalhadamente o seu produto e serviços se tiveres um diploma relacionado. Mesmo depois de teres um emprego, deves pensar em continuar a tua educação ou receber mais formação para obteres uma promoção ou um aumento de salário.

A principal responsabilidade como gestor do escritório é assegurares que as operações do escritório decorrem sem problemas. Trabalharás também com vários departamentos, pelo que é essencial teres competências para os ajudar nas suas operações diárias. Como office manager, necessitarás das seguintes competências:

• competências de negociação e comunicação
• fortes competências de TI e de datilografia
• orientação para o detalhe
• capacidade de dar prioridade a tarefas importantes e de trabalhar sob pressão
• gestão de projetos
• capacidade de trabalho em equipa e competências motivacionais
• seres adaptável
• capacidade de liderança

As responsabilidades de um office manager serão diferentes consoante a empresa onde trabalhas. Como gerente de escritório, a tua principal responsabilidade é assegurares que todas as atividades do escritório decorrem sem problemas. Terás de organizar recursos e de distribuir as tarefas pelos empregados de acordo com as necessidades da empresa. É da tua responsabilidade como gerente de escritório motivar os teus empregados a alcançar os objetivos da empresa.

Para te tornares office manager, deverás ter um diploma universitário, tal como acontece para muitos outros empregos. Ainda que consigas obter um emprego de gestão de escritório com qualquer curso, é preferível teres uma licenciatura orientada para a gestão de escritórios, tal como gestão de recursos humanos ou a gestão empresarial. Se já trabalhaste num escritório ou com clientes, terás mais hipóteses de ser considerado pela maioria dos empregadores.

Um recepcionista e um gerente de escritório estão presentes na maioria das empresas e a sua função principal é a de ajudar no trabalho do escritório. Uma recepcionista trata de tarefas de escritório leves, enquanto um gerente de escritório colabora estreitamente com gestores e colaboradores para assegurar que o local de trabalho funcione sem problemas, e que as tarefas organizacionais são coordenadas.

Uma pequena empresa precisa de um office manager para a ajudar a crescer e a ter sucesso. Esta pessoa irá ajudar a supervisionar e a gerir as atividades no local de trabalho. O gestor do escritório também assegurará que as finanças essenciais são geridas adequadamente, bem como a utilização adequada dos recursos e a expansão do negócio. Poderás não ter todos os departamentos de uma pequena empresa. Os recursos humanos, por exemplo, serão tratados pelo gestor de RH.

Nem todas as empresas irão referir-se a esta função como office manager. Outros títulos podem incluir vice-presidente de operações, especialista em administração, gestor de serviços administrativos, gestor de secção, supervisor de escritório e gestor de operações.

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