assistente pessoal

Ao prestares apoio ao teu chefe, tens uma série de deveres e responsabilidades. As tarefas mudam muitas vezes diariamente à medida que as necessidades do gestor mudam. No entanto, algumas das tarefas mais comuns são:

• telefonemas e triagem de correspondência como o primeiro ponto de contacto
• controlar o acesso ao gestor
• coordenar as marcações e reuniões e manter o calendário do gestor
• trabalhar com eventos especiais e coordenadores de conferências
• assegurar que o empregador está totalmente preparado para reuniões importantes com os clientes
• reservar voos e arranjar transporte e alojamento para reuniões de negócios fora da cidade
• interceder junto do pessoal, clientes e fornecedores em nome do executivo/gestor
• preparação de relatórios, correspondência e apresentações
• gestão de sistemas de arquivos eletrónicos e em papel e bases de dados
• implementar e manter políticas e procedimentos administrativos
• realizar investigação de fundo e apresentar os resultados
• assegurar que a empresa cumpre as regras e regulamentos da indústria
• realizar diversas tarefas de apoio que variam de acordo com o tipo de indústria em que estás a trabalhar

A maioria dos assistentes pessoais trabalha num ambiente de escritório, mas existem exceções. Os empreiteiros de construção, por vezes, empregam assistentes pessoais para ajudar na burocracia e na relação com os clientes. Isto requer viagens aos locais de trabalho, trabalho com os operários e reuniões com os clientes. Os assistentes pessoais que trabalham com famílias abastadas, políticos ou celebridades, trabalham frequentemente nas casas e não nos escritórios.

Os teus colegas irão variar dependendo do setor para o qual trabalhas, mas podes contar ter contacto com os restantes trabalhadores da empresa, fábrica ou casa onde estás a trabalhar. Deverás trabalhar em estreita ligação com gestores de negócios e altos cargos administrativos. Poderás também estar em contacto com artistas e assistentes administrativos.

A maioria dos assistentes pessoais trabalham em horário de expediente normal. No entanto, é necessário que sejas flexível quando os prazos se estão a aproximar ou durante as épocas mais altas para o teu gestor. Muitos empregadores oferecem opções flexíveis de tempo e trabalho a partir de casa. Há também algumas oportunidades a tempo parcial neste setor.

Com o avanço da tecnologia a necessidade por personal assistants poderá reduzir. Além disso, muitas empresas estão a substituir os assistentes pessoais por funções de assistentes administrativos que apoiam uma equipa de gestores. Apesar desta tendência, o teu futuro e potencial de emprego será promissor se fores contratado como assistente pessoal.

A experiência e dedicação conduzem frequentemente ao avanço na carreira de assistente pessoal. Em alguns cargos, vais gerir o pessoal e organizar o negócio pessoal do gestor. Muitos assistentes pessoais acabam por avançar para outros cargos, melhor remunerados, dentro de uma empresa.

Encontrares o teu trabalho de assistente pessoal através da Randstad oferece vantagens importantes, tais como:

• uma grande variedade de oportunidades de formação e desenvolvimento
• uma pessoa de contacto experiente para prestar ajuda se for necessário
• um leque de oportunidades na tua área
• seres pago semanal ou mensalmente, dependendo do trabalho
• contratos temporários e permanentes

Queres um contrato permanente? Um trabalho temporário como personal assistant é muitas vezes um trampolim para um trabalho permanente atrativo. Todos os anos, milhares de pessoas conquistam um contrato permanente com grandes empregadores graças a um emprego temporário encontrado através de Randstad. Além disso, muitas empresas recrutam os seus empregados permanentes também através da Randstad!

A forma mais comum de formação na empresa é a formação em exercício profissional. As grandes empresas fornecem por vezes cursos internos para te apresentar a vários aspetos do negócio. Muitos personal assistants começam como assistentes administrativos. Nesta função, ganharás experiência organizacional e administrativa, tornando-te um candidato privilegiado para o progresso.

Ainda que nem sempre seja necessário, cursos avançados em certas disciplinas aumentarão as tuas hipóteses de encontrares emprego em indústrias específicas. Por exemplo, teres um curso de inglês será atrativo para uma editora à procura de um assistente pessoal. Outros cursos relevantes que aumentam as probabilidades de encontrares emprego incluem:

• Negócios
• Gestão
• Estudos administrativos
• Software informático

Se trabalhares para um diretor executivo, poderás obter uma licenciatura em administração de empresas ou frequentar outros cursos relevantes. A conclusão de cursos avançados conduz frequentemente a promoções e aumentos salariais.

Para além da experiência administrativa, existem competências específicas, talentos e capacidades naturais que funcionam a favor de assistentes pessoais bem sucedidos.

• organização: A maioria dos assistentes pessoais são obrigados a fazer multitasking. Projetos múltiplos em várias fases de realização requerem capacidade de organização. Seres capaz de estabelecer prioridades é um trunfo importante.
• flexibilidade: As coisas raramente correm como planeado. Isto é verdade tanto nos negócios como na vida. Como assistente pessoal, é preciso que sejas capaz de pensar rapidamente e tomar decisões para manter os projetos no bom caminho.
• tato e discrição: Não é fácil trabalhar com todos os gestores. Pode ser tentador desabafar frustrações aos colegas de trabalho ou nas redes sociais. No entanto, é sempre melhor absteres-te de discutir os aspetos negativos do teu trabalho, exceto com pessoas de maior confiança.
• comunicação oral e escrita: Quaisquer instruções que forneças ao pessoal júnior, clientes e fornecedores deve ser clara e concisa. Isto é importante quer as instruções sejam faladas ou escritas.

Um assistente pessoal fornece apoio individual a outra pessoa, tal como um executivo, uma celebridade ou um político. Nesta posição, o teu papel é manteres o teu gestor dentro do horário e tratares de tarefas administrativas morosas por eles.

As três competências de topo que um assistente pessoal deve possuir são:

• discrição: Os assistentes pessoais têm frequentemente acesso a informações confidenciais. Como tal, é vital para a gerência superior sentir-se confortável de que as atas das reuniões confidenciais ou de clientes serão mantidas em privado.
• gestão do tempo: Para seres um assistente pessoal bem sucedido, o teu gestor deve confiar que quaisquer tarefas serão concluídas a tempo, de forma eficiente e minuciosa. Uma das principais razões pelas quais os gestores empregam assistentes pessoais é para evitarem ficar atolados em tarefas administrativas.
• comunicação: Seres capaz de comunicar eficazmente é vital para o sucesso. Os assistentes pessoais são o primeiro ponto de contacto para a maioria dos clientes, fornecedores, amigos e familiares. Se comunicares as instruções e desejos do teu gestor de forma clara e concisa, o teu escritório funcionará sem problemas.

Não são exigidos diplomas específicos para te tornares um assistente pessoal. No entanto, a maior parte das empresas olhará favoravelmente para os candidatos com licenciaturas. Se quiseres ser um assistente pessoal, é bom que tenhas competências e experiência administrativa. Além disso, um assistente pessoal bem sucedido deve ter um profundo conhecimento do gestor. No teu papel, aprendes como funciona o gerente, como ele quer as coisas feitas e quais são as suas especificidades pessoais. É preciso que adquiras o hábito de antecipar o que o gestor precisa e que estejas disposto a tomar a iniciativa para fazer as coisas.

Ser um assistente pessoal é uma carreira gratificante e muitas vezes entusiasmante. Nesta posição, terás um efeito positivo direto no teu gestor. Se gostares de trabalhar com pessoas, de fazer multitasking e não te importas com o stress dos prazos, vais adorar este cargo.

Algumas competências específicas irão ajudar-te a obter uma vantagem na competição. Elas incluem conhecimentos de uma língua estrangeira, estenografia e datilografia de áudio. O conhecimento de uma indústria ou campo específico ou a experiência na mesma também podem ser muito úteis. Espera-se que todos os assistentes pessoais demonstrem as suas competências de:

• comunicação oral e escrita
• gestão e organização do tempo
• trabalhar com outras pessoas
• discrição e uma profunda compreensão da importância da confidencialidade
• tomada de decisões e a capacidade/vontade de tomar a iniciativa
• multitasking

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